Бизнесу
Сервисы
Помощь
Универсальный передаточный документ

Универсальный передаточный документ (УПД): что это такое и как использовать

В 2027 году УПД стал основным формализованным электронным документом для подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг: с 1 января 2026 года ФНС отменила отдельные электронные форматы ТОРГ-12 и акта выполненных работ. При этом бумажные и неформализованные электронные первичные документы по-прежнему можно использовать.

В статье разобрались, как заполнять УПД на различных налоговых режимах. Рассказали, что показывает статус документа, в каких случаях без УПД не обойтись, а когда его применять нельзя. Также подготовили рекомендацию об обязательном переходе на электронный передаточный документ для бизнеса.

Содержание:

Что такое УПД простыми словами

Для чего нужен УПД и когда его можно использовать

Когда обязательно использовать УПД

Когда нельзя использовать УПД

Что означает статус УПД

Как устроен УПД

Как выставить УПД

Когда подписывают УПД

УПД в электронном документообороте (ЭДО)

Сколько нужно хранить УПД

Что такое УКД и чем он отличается от УПД

Чем отличается УПД от других документов

Частые ошибки при работе с УПД

Что изменится в УПД в 2027 году

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Заключение

Список источников

Сервисы для ЭДО и бухгалтерии от УБРиР

Управление бизнесом и документооборот в одной системе

Подробнее

Что такое УПД

УПД — это универсальный передаточный документ, который объединяет в одном бланке данные счёта-фактуры и первичного документа. Он подтверждает, что сделка состоялась: товар передан покупателю, работы приняты заказчиком и обе стороны договора с этим согласны.

Универсальность в том, что один бланк выполняет сразу две функции:

Первичного бухгалтерского документа — акта выполненных работ или оказанных услуг, накладной на товар по форме ТОРГ-12.
Налогового документа по учёту НДС — счёта-фактуры.

Для чего нужен УПД и когда его можно использовать

Использовать УПД могут организации любой правовой формы и индивидуальные предприниматели вне зависимости от используемой системы налогообложения.

Ранее использование УПД носило рекомендательный характер (письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Бланк удобен тем, что объединяет в себе счёт-фактуру и первичный документ и разрешён для отражения фактов хозяйственной деятельности бизнеса. Это помогает упростить документооборот.

С 1 января 2026 года ФНС приказом от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ утвердила формат УПД 5.03, который используется для формализованного электронного оформления отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг. При этом первичные документы по-прежнему можно оформлять на бумаге или в виде неформализованных электронных документов.

Формализованный — документ, для которого действует разработанный ФНС электронный формат. Это упрощает взаимодействие между бизнесом и налоговой, так как не нужно дополнительно сканировать документы, достаточно отправить их в xml-формате и заверить квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Неформализованный — документ, для которого отсутствует действующий электронный формат. Чтобы обмениваться документами в подобном виде, их нужно распечатать, подписать и отсканировать, а после — отправить по ЭДО.

Разрешено применять УПД в следующих хозяйственных ситуациях:

При отгрузке товаров — вместо товарной накладной ТОРГ-12. Например, компания продала заказчику партию металлопроката или поставила новое оборудование.
При экспорте товаров в ЕАЭС — вместо товарной накладной и счёта-фактуры. Например, организация продаёт в Беларусь мебель.
При выполнении работ — вместо акта выполненных работ. Например, завод заказал лаборатории провести тестирование новой продукции или выполнить работы по договору подряда.
При оказании услуг — вместо акта оказания услуг. Например, перевозчик доставляет товар покупателю по заказу продавца или агент выполняет услуги и получает вознаграждение.
При передаче имущественных прав — вместо акта приёма-передачи. Например, организация закупила для сотрудников неисключительные права на программы для ПК или оформила аренду склада.
При передаче давальческих материалов (сырья) — вместо накладной по форме М-15. Например, заказчик передал крепёж, металлопрокат и арматуру, из которых на заводе произвели детали.

Когда обязательно использовать УПД

С 1 января 2026 года ФНС отменила отдельные электронные форматы товарной накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ. Для оформления этих документов в формализованном электронном виде используется УПД xml-формата версии 5.03. ФНС разъяснила, что при этом бумажные накладные и акты не отменены, а первичные документы по-прежнему можно создавать в виде неформализованных электронных документов.

Отдельные правила действуют при работе с товарами, для которых законодательством предусмотрен обязательный электронный обмен сведениями:

Прослеживаемые товары. При реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, например холодильников и морозильников, стиральных машин, мониторов и проекторов, детских колясок и автокресел, документы с реквизитами прослеживаемости в общем случае передают в электронной форме через оператора ЭДО. Плательщики НДС выставляют электронный счёт-фактуру или УПД, а организации и ИП на спецрежимах или освобождённые от НДС формируют электронный УПД. При этом законодательством предусмотрены отдельные исключения из электронного обмена.
Маркированные товары. Требования зависят от конкретной товарной группы и этапа оборота. Для отдельных категорий — например, молочной продукции, упакованной воды, обуви, одежды, шин и некоторых других товаров — участники оборота должны передавать сведения о движении продукции в систему маркировки. В предусмотренных правилами случаях для этого используют ЭДО и УПД. Поэтому порядок оформления документов нужно проверять для конкретной товарной группы и операции.

Таким образом, сам по себе переход компании на ЭДО не означает, что любой первичный документ обязательно должен быть УПД. С 2026 года УПД 5.03 стал основным формализованным электронным документом для оформления отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг, а обязательность его применения в других случаях зависит от конкретной операции и требований законодательства.

Подробную инструкцию для организаций и предпринимателей, которые работают с маркированными товарами, подготовили в статье «Маркировка товаров: что важно знать бизнесу».

Когда нельзя использовать УПД

В некоторых случаях применить этот вид документов нельзя. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

Учёт НДС с аванса

Плательщики НДС обязаны при получении предоплаты в течение пяти календарных дней выставить счёт-фактуру на аванс согласно пункту 1 статьи 168 НК РФ. Документ выставляют в бумажной или электронной форме и отправляют один экземпляр покупателю.

Например, организация получила 1 июня от покупателя 30% предоплаты по счёту и 3 июня выставила авансовый счёт-фактуру, который отправила контрагенту.

Операции с алкогольной и спиртосодержащей продукцией

Для крепких алкогольных напитков и вина используют специальную форму товарно-транспортной накладной.

Перевозка грузов, при которой обязательна транспортная накладная установленной формы

Так как УПД — это документ, который подтверждает переход права собственности и связанные с этим расходы, его недопустимо использовать как транспортный документ.

В этом случае используются транспортная накладная (ТН), товарно-транспортная накладная (ТТН) и путевой лист.

Например, торговая компания продала товар и заказала доставку до склада клиента транспортной компанией. Отгрузку в этом случае оформляют УПД, а перевозку — ТН.

Когда нужен только счёт-фактура

Использование УПД только в качестве счёта-фактуры не предусмотрено, потому что есть отдельная унифицированная форма. Если по каким-то причинам организации нужно выставить только налоговый документ, используется бланк счёта-фактуры.

Например, организация сдаёт в аренду юрлицам и ИП складские помещения по фиксированной цене. В этом случае Минфин разрешает выставлять только счёт-фактуру без акта выполненных работ, ведь условия аренды прописаны в договоре.

Передача строительных объектов

При капитальном строительстве и при сложных монтажных работах исполнитель и заказчик обязаны использовать унифицированные формы КС-2 «Акт о приёмке выполненных работ» и КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат».

Например, предприятие заказало установку промышленных лифтов в цехах. Исполнитель обязан предоставить КС-2 и КС-3 после окончания работ.

Экспорт за пределы ЕАЭС

По правилам международной торговли для таможенного оформления грузов при пересечении границы РФ или ЕАЭС используются международные товарно-транспортные накладные (CMR), коносаменты (для морских грузов), международные коммерческие счета — инвойсы (Invoice). УПД не признаётся иностранными таможенными органами как юридический документ.

Например, организация заключила контракт на экспорт в Турцию партии металла. Доставка — морем. Оформить продажу она должна инвойсом, доставку — международным морским транспортным документом (коносаментом).

Что означает статус УПД

Налоговая разрешает использовать УПД, чтобы оформить первичный документ и счёт-фактуру в одном бланке. Однако нет препятствий, чтобы оформить только отдельный первичный документ.

Статус УПД показывает, каким документом он будет считаться и включает ли в себя счёт-фактуру. Всего их два:

Статус «1» — счёт-фактура и передаточный документ (акт). Заполняются все обязательные реквизиты и для счёта-фактуры, и для первичного документа.
Статус «2» — передаточный документ (акт). Заполняются только реквизиты первичного документа.

Статус универсального передаточного документа указан в левом верхнем углу бланка

Однако только указать верный статус недостаточно: он носит информационный характер. Если не будут заполнены все обязательные реквизиты счёта-фактуры при статусе «1», такой документ налоговая не примет для подтверждения вычета НДС у покупателя.

Как выбрать статус УПД

Для сравнения статусов универсального передаточного документа подготовили таблицу. Здесь видно назначение УПД, случаи применения, налоговые последствия и документы, которые он заменяет.

Критерий	Статус 1	Статус 2
Назначение документа	Совмещает функции первичного документа и счёта-фактуры	Используется только как первичный учётный документ
Когда применяется	При реализации товаров, работ и/или услуг с выставлением счёта-фактуры	Когда требуется только первичный документ на продажу товара, оказание услуг и/или выполнение работ
Основная цель	Подтвердить передачу товара, выполнение работ или оказание услуг и оформить налоговый документ для учёта НДС	Подтвердить только факт передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг
Какие документы заменяет	Счёт-фактуру, накладную и/или акт	Только накладную и/или акт
Нужно ли оформлять отдельный счёт-фактуру	Нет	Нет, если используется спецрежим без НДС Да, если операция облагается НДС
Используется для подтверждения вычета НДС	Да	Нет

УПД можно выставить сразу на отгрузку товара и оказание услуги. К примеру, ИП занимается изготовлением кухонной мебели на заказ и производит монтаж. НДС не платит. В этом случае предприниматель выставит УПД со статусом «2», в котором будут указаны продажа кухонного гарнитура и работы по его установке.

Чтобы понять, какой из статусов должно поставить ООО, нужно определиться с налоговой системой, а конкретно — с обязанностью платить налог на добавленную стоимость. Если организация платит НДС, ставит статус 1, если НДС не платит — ставит статус 2. Статья «Какие налоги платят ООО» поможет в этом разобраться.

Как устроен УПД

Универсальный передаточный документ был разработан ФНС на основе счёта-фактуры.

Визуально бланк можно разделить на три области:

реквизиты участников сделки;
описание операций в табличной части;
подтверждающие подписи ответственных лиц с каждой из сторон.

Организации и предприниматели могут доработать бланк и создать собственную форму. Главное условие — наличие всех обязательных реквизитов, которые перечислены в пункте 5 статьи 169 НК РФ для счёта-фактуры и в пункте 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» для первичных документов. Разработанный документ должен быть закреплён в учётной политике организации.

Подробно разобрали состав УПД и объяснили назначение основных реквизитов документа для обоих статусов.

Реквизиты участников сделки

Верхняя часть бланка содержит все обязательные поля для статуса 1 — счёта-фактуры и первичного документа:

Наименование документа заполняется в УПД.
Порядковый номер и дата составления документа указываются в строке 1.
Сведения о продавце и покупателе заполняются в строках 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б. Это их наименование, адрес, ИНН и КПП.
Данные о грузоотправителе и грузополучателе отражаются в строках 3 и 4. Это их наименование и почтовый адрес. Заполняется только для товаров, для услуг ставятся прочерки.
Сведения о полученном авансе с номером и датой платёжного поручения указывается в строке 5. Номер и дату авансового счёта-фактуры заполняют в строке 5б.
Реквизиты документа об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав) заполняются в строке 5а. Они повторяют номер и дату самого УПД.
Наименование валюты вписывается в строку 7.
Идентификатор госконтракта, договора (соглашения), если он есть, указывается в строке 8.

На примере документа, сформированного с помощью «Консультант+», видно, как заполняется «шапка» документа со статусом 1

При заполнении реквизитов передаточного документа со статусом 2 разрешено заполнить только поля, обязательные для первичного документа: статус, 1, 2, 2а, 2б, 3, 4, 6, 6а, 6б, 7.

На примере передаточного документа со статусом 2 видно, что строки 1а, 5, 5а, 5б и 8 не заполняются

Центральная часть с описанием товаров, работ, услуг

Средняя часть бланка состоит из таблицы, в графах которой заполняются сведения о передаваемых товарах (работах, услугах, имущественных правах).

Код товара/работ/услуг указывается в графе А. Это может быть артикул или иное обозначение для идентификации товаров. Для услуг рекомендуется использовать коды ОКВЭД2 из классификатора, чтобы сверить с условиями договора. Графу можно не заполнять.
Номер по порядку проставляется в графе 1.
Наименование товаров, работ, услуг или имущественных прав прописывается в графе 1а.
Код вида товара заполняется в графе 1б. Он указывается только при экспорте в страны ЕАЭС при статусе 1 и заполняется согласно ТН ВЭД ЕАЭС. Для сделок внутри РФ графа не используется.
Количество, цена, сумма товара (услуги или работы) указываются в графах 2, 2а, 3, 4 и 5.
Акциз прописывается в графе 6, если он есть.
НДС и итоговая стоимость с налогом заполняются в графах 7, 8 и 9.
Информация об импортном товаре указывается в графах 10, 10а и 11. Это страна происхождения товара с её кодом и регистрационный номер таможенной декларации. Заполняется только при статусе 1, так как является реквизитом счёта-фактуры.
Информация о прослеживаемых товарах согласно перечню из Постановления Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110 (в действующей редакции) дополняется графами 12, 12а, 13 и 14 при статусе 1. По непрослеживаемым товарам или услугам эти графы не используются в бланке.

Пример заполнения УПД со статусом 1 на товары, которые не подлежат прослеживаемости

Под табличной частью слева проставляется количество листов в документе. Подписи ответственных за заполнение счёта-фактуры ставятся только в УПД со статусом 1.

Подписи ответственных лиц с каждой стороны

Перед подписями сторон в строке 10 указывается документ — основание для передачи товара или услуги. Им может быть договор, спецификация к нему, счёт или иной документ. Когда доставка осуществляется силами продавца, в строку 11 вписываются данные о транспортных документах (ТН или ТТН).

В заключительной части бланка УПД независимо от его статуса каждая из сторон сделки должна оставить подписи ответственных лиц. Это могут быть как руководитель организации и главный бухгалтер, так и индивидуальный предприниматель или иные лица, которые наделены правом подписи по приказу или доверенности.

Представители продавца заполняют строки с 12 по 16, покупателя — с 17 по 21. Если подписант один с каждой стороны, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и инициалы.

Как выставить УПД

Вот пошаговая инструкция, как оформить УПД — от заполнения документа до его передачи контрагенту.

Этапы:

Указать статус.
Заполнить реквизиты продавца и покупателя.
Заполнить сведения о товарах, работах или услугах.
В бумажной форме распечатать два экземпляра, подписать и передать покупателю.
В электронном виде сформировать файл в действующем формате, подписать электронной подписью и направить через ЭДО.

Когда подписывают УПД

Универсальный передаточный документ составляется и подписывается в момент совершения операции, так как он является комбинированным документом. Ведь первичные документы в бухучете составляются при отгрузке товаров, выполнении работ или оказании услуг. Однако для счёта-фактуры есть отсрочка в пять дней с даты совершения операции согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ. Поэтому выбирают раннюю из дат.

Сделать УПД позже задним числом нельзя согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Если из-за этого в декларации НДС будет неправильная сумма, ФНС оштрафует налогоплательщика на сумму от 20 до 40% недоплаченного налога по статье 122 НК РФ.

УПД в электронном документообороте (ЭДО)

УПД оформляется при обмене через ЭДО с контрагентами. Приказом ФНС № ЕД‑7‑26/970@ утверждена версия 5.03 по xml‑стандарту.

Разрешено адаптировать утверждённый шаблон под нужды бизнеса, при этом обязательные реквизиты должны остаться без изменений. Иначе налоговая может отказать в вычете НДС и не примет расходы по налогу на прибыль согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ и статье 169 НК РФ.

Версия 5.03 содержит следующие реквизиты, без которых документ не пройдёт проверку у оператора ЭДО:

номер и дату документа;
сведения о продавце и покупателе: ИНН, КПП, наименование, адрес;
данные о товарах или услугах: наименование, количество, единицы измерения, цены и стоимость;
ставка и размер НДС;
итоговая сумма документа;
коды маркировки и прослеживаемости, если они обязательны для конкретного товара;
страна происхождения и номер грузовой таможенной декларации;
подписи сторон в электронном виде — квалифицированные электронные подписи.

Электронные универсальные передаточные документы обладают юридической силой, принимаются ФНС для отчётности и служат официальным доказательством в суде.

Подробно о том, что собой представляет ЭДО и когда используется, рассказали в статье «Что такое электронный документооборот». Различные сервисы ЭДО и онлайн-бухгалтерии доступны клиентам банка УБРиР.

Сколько нужно хранить УПД

Согласно статье 23 НК РФ организации и ИП обязаны хранить налоговые документы 5 лет. К ним же относится и УПД.

Срок хранения одинаков для бумажных и электронных УПД. Электронные документы хранятся вместе с файлами электронной подписи (ЭЦП) и подтверждениями оператора ЭДО.

Срок отсчитывают, начиная с января следующего года, когда было закончено делопроизводство.

Например, УПД за август 2024 года нужно хранить до 31 декабря 2029 года, так как срок делопроизводственного хранения закончился 31 декабря 2024 года. Срок хранения отсчитывается с 1 января 2025 года. Документы можно уничтожить, начиная с 1 января 2030 года.

Исключения возможны в двух случаях:

Если УПД подтверждает покупку основного средства, срок в 5 лет считают с 1 января года, следующего за годом выбытия этого объекта.
Если по документу переносится убыток, срок хранения продлевается на весь период переноса плюс 5 лет после завершения года, когда убыток был полностью учтён.

Что такое УКД и чем он отличается от УПД

Универсальный корректировочный документ (УКД) — это документ, который вносит изменения в первоначальный УПД. Он объединяет в себе корректировочный счёт-фактуру и первичный документ о существенных изменениях в условиях поставки.

Согласно приложению № 2 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ УКД применяют в двух ситуациях:

Продавцу нужно изменить цену и (или) количество отгруженных покупателю товаров, работ, услуг или имущественных прав. При этом он должен согласовать изменение с покупателем или уведомить его.

Например, ООО отгрузило 10 штук гидромоторов по 100 000 руб. каждый и оформило на поставку УПД. Неделей позже поставщик решил предоставить покупателю скидку, снизил цену до 95 000 руб. за единицу товара и оформил УКД с уменьшением стоимости.
Продавец согласен с полученной от покупателя претензией, в которой покупатель выявил несоответствие количества и (или) качества поставленных товаров, работ, услуг или имущественных прав. При этом стороны не подписывали двусторонний акт о расхождениях.

Например, предприниматель поставил организации партию офисной мебели в количестве 30 комплектов столов и стульев к ним. Покупатель после приёмки обнаружил в 5 комплектах дефекты и направил продавцу претензию. Предприниматель согласился и уменьшил стоимость мебели на 20%, что отразил в УКД.

Рекомендованная форма универсального корректировочного документа содержится в письме ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@. Используется с учётом последних изменений, которые внесены налоговой в форму корректировочного счёта-фактуры.

УКД также имеет два статуса: «1» — выступает одновременно как корректировочный счёт-фактура и как первичный документ; «2» — только как первичный документ.

В универсальном корректировочном документе информация о каждом товаре или услуге делится на четыре строки:

А — изначальная информация;
Б — после изменения;
В — насколько увеличилась сумма;
Г — насколько уменьшилась сумма.

Для каждого товара заполняется только строка В или строка Г, потому что не может быть, чтобы сумма стала и больше, и меньше.

Скачать бланк УКД из системы «КонсультантПлюс» .

Как изменится форма УКД в 2027 году

В 2026 году действовал электронный формат универсального корректировочного документа версии 5.01. Приказом ФНС России от 19.01.2026 № ЕД-1-26/29@ с 19 апреля 2026 года введён новый электронный xml-формат 5.02 УКД.

Формат версии 5.02 УКД полностью синхронизирован со структурой введённого с 1 января 2026 года формата электронного УПД версии 5.03.

До 31 марта 2027 года бизнес может использовать для корректировки оба формата электронных корректировочных документов — 5.01 и 5.02. А с 1 апреля 2027 года останется один обязательный — 5.02.

Чем отличается УПД от других документов

Собрали в таблице отличия УПД от других документов:

Документ	Подтверждение	Вычет НДС	УПД его заменяет?
УПД	Переход права собственности на товары, приёмка выполненных работ и услуг	Применяется к вычету при статусе 1 и наличии всех реквизитов счёта-фактуры	—
Счёт-фактура	Начисление НДС на товары, работы, услуги	Да	Только в статусе 1 вместе с первичным документом
Накладная ТОРГ-12	Отгрузка и переход права собственности на товары	—	Да
Акт выполненных работ или оказанных услуг	Переход неисключительных прав на программы ПК, лицензии и факт выполнения подрядных работ, оказания транспортно-экспедиционных услуг	—	Да
Накладная М-15	Получение от заказчика сырья и материалов для изготовления	—	Да, со статусом 2
ТТН, ТН	Факт доставки товаров, материалов от продавца покупателю	—	Нет
УКД	Изменения стоимости, количества или других существенных условий сделки	Со статусом 1 при увеличении стоимости — вычет НДС, а при уменьшении — восстановление в учёте	Да, со статусом 1

Частые ошибки при работе с УПД

Собрали наиболее распространённые ошибки при оформлении и использовании УПД и рассказали, чем они грозят бизнесу.

Отсутствуют обязательные реквизиты счёта-фактуры, есть ошибки в ИНН, КПП, реквизитах контрагента, в ставке или сумме НДС

Из-за ошибок налоговая может отказать покупателю в вычете НДС. Перед отправкой УПД нужно проверить обязательные реквизиты участников сделки. Если ошибку обнаружили после выставления документа, УПД нужно исправить в установленном порядке. Например, если ошибка в реквизитах, тогда заполняется УПД с исправленными данными и заполненной строкой 1а. Если ошибка в сумме или ставке НДС — оставляется УКД.

Ошибки в наименовании товара, количестве или сумме

Из-за этих ошибок может возникнуть спорная ситуация с контрагентом и неверное отражение в учёте. Перед отправкой документа следует перепроверить данные о товаре и стоимость поставки. Чтобы исправить уже отправленный документ, нужно выставить УКД с правильными данными.

Неправильный код маркированного товара

Из-за ошибки в коде маркированного товара в системе «Честный знак» не отразится переход права собственности на товар у покупателя. В этом случае он не сможет продать товар в розницу, а налоговая откажет в вычете НДС. За продажу или перемещение продукции с нарушением правил прослеживаемости предусмотрены административные штрафы по статье 15.12 КоАП РФ.

Чтобы исправить ошибку, покупатель должен аннулировать первоначальный УПД и отправить верный документ в систему маркировки и клиенту.

Неверно указаны сведения о прослеживаемых товарах

Если в УПД указан неверный РНПТ (регистрационный номер партии товара), допущены ошибки в количестве, коде ТН ВЭД или единицах измерения, бизнесу грозят крупные административные штрафы, блокировка документооборота и пристальное внимание ФНС. Однако для покупателя право на вычет НДС остаётся, так как реквизиты прослеживаемости — это необязательные реквизиты согласно статье 169 НК РФ.

Чтобы избежать штрафа, продавец должен выставить исправленный УПД с верными реквизитами прослеживаемого товара раньше, чем налоговики найдут ошибку. Проверить правильность РНПТ можно на сайте ФНС.

Документ не подписан или подписан сотрудником без права подписи

Такой документ не имеет юридической силы: налоговая или суд признают его недействительным. Это грозит тем, что ФНС снимет вычеты по НДС, откажет в принятии расходов по налогу на прибыль и выпишет штраф за грубое нарушение в ведении налогового учёта по статье 120 НК РФ.

Чтобы избежать неприятностей, по ЭДО нужно сформировать и отправить УПД с верными подписями. Документ в бумажном варианте нужно подписать ответственными лицами или запросить данные о полномочиях представителей покупателя.

Ошибки при отправке через ЭДО

Ошибки при отправке электронного УПД грозят бизнесу отказом в принятии со стороны покупателя, отказом в вычете НДС или в признании расходов по налогу на прибыль, штрафами за искажение отчётности, в том числе для маркируемых и отслеживаемых товаров, а также задержками оплаты от контрагентов.

Чтобы избежать ошибок, нужно проверить, не прошёл ли срок действия электронного сертификата КЭП. Если УПД ещё не принят получателем, аннулировать его и выслать верный. Если уже получен — направить исправленный УПД или УКД, если есть изменения в количестве, объёме или ценах.

Что изменится в УПД в 2027 году

В 2027 году организации и предприниматели, использующие для обмена документами ЭДО, должны применять электронную форму УПД xml-формата версии 5.03. Она стала единственным формализованным электронным бланком универсального передаточного документа с начала 2026 года.

С 1 января 2027 года Минфин России отменяет старые стандарты бухгалтерского учета доходов ПБУ 9/99 и расходов ПБУ 10/99. Вместо них вступают в силу новые ФСБУ, такие как ФСБУ 9/2025 «Доходы» и ФСБУ 10/2026 «Расходы». Согласно новым стандартам, бухгалтерия должна будет внимательнее относиться к моментам признания выручки, которые указываются в УПД, например к датам признания фактов хозяйственной жизни, которые проставляются в строках о приёме-передаче товаров в нижней части документа.

С 2027 года обмен электронными УПД через ЭДО становится обязательным для новых и продолжающихся этапов маркировки в системе «Честный Знак», в том числе для перехода ряда товарных групп на поэкземплярный учет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Собрали подборку часто задаваемых вопросов про УПД:

Нужно ли закрепить форму УПД в договоре?

Да, следует отметить в договоре, что стороны согласны обмениваться документами по форме УПД.

Можно ли использовать УПД вместо акта?

Да, в этом случае нужно проставить статус 2 и заполнить только те реквизиты, которые должны быть в акте.

Обязательно ли использовать УПД?

Да, если товар подлежит обязательной маркировке в системе «Честный знак» или входит в перечень прослеживаемых товаров.

Нужно ли распечатывать электронный УПД?

Нет, он хранится в электронном виде и имеет полную юридическую силу. Налоговая во время проверок запрашивает архив таких документов.

В каком учёте разрешено применять УПД?

Со статусом 1 — в бухгалтерском и налоговом учёте. Со статусом 2 — только в бухгалтерском учёте.

Можно ли оформить возврат всей поставки с помощью УКД?

Можно, если подобные условия прописаны в договоре поставки. Однако налоговая и операторы ЭДО рекомендуют оформлять полный возврат при помощи «обратной» продажи, когда покупатель выставляет поставщику документы на продажу всего товара по первоначальной цене поставки.

Могут ли строительные компании не применять электронный УПД?

Да, они применяют электронные формы документов КС-2 и КС-3.

Могут ли компании обмениваться неформализованными документами по ЭДО?

Да. Это могут быть любые файлы произвольного формата. Они обладают юридической силой, если подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Например, налоговая не запрещает обмениваться актами выполненных работ или товарными накладными в неформализованной форме.

Нужно ли регистрировать УПД в книгах покупок и продаж для учета НДС?

Да, если документ содержит в себе информацию счёта-фактуры и имеет статус 1.

Можно ли выставлять счета-фактуры в ЭДО, а первичные документы — в бумажном варианте?

Да, это не запрещено. Ведь счёт-фактура нужна для учёта НДС, а первичные документы подтверждают факт хозяйственной операции.

Нельзя отправлять один и тот же документ в бумажном виде и по ЭДО, чтобы не получить задвоение в учёте.

Может ли в УПД быть указаны статус 1 и цена товара без НДС?

Такая ситуация возможна, если компания попадает под условия пункта 5 статьи 168 НК РФ. Например, ООО на общей системе налогообложения имеет выручку ниже установленного лимита и освобождено от уплаты НДС.

Когда УКД не нужно оформлять?

В приложении № 2 к Письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ указаны два случая:

При исправлении продавцом ошибок, которые были допущены в первоначальном комплекте документов на отгрузку, оформляются соответствующие исправления в первоначальных документах.
При приёмке стороны подписали двусторонний акт о расхождениях. Достаточно будет выставить корректировочный счёт-фактуру.

Заключение

Подведём итоги:

УПД может выступать одновременно как документ учёта НДС и как первичный бухгалтерский документ. Его выгодно использовать для упрощения документооборота, ведь вместо двух документов достаточно правильно оформить один.
От статуса документа и заполненных реквизитов зависит его роль — счёт-фактура, накладная и акт (статус 1) или только первичный документ (статус 2). В одном документе можно указать товары и услуги.
Форму УПД можно использовать на любом налоговом режиме. Нужно прописать это в учётной политике организации и добавить в договоры с контрагентами.
УПД нельзя выставить при получении предоплаты, допускается только авансовый счёт-фактура.
Если бизнес полностью перешёл на электронный документооборот, то в 2027 году контрагенты должны обмениваться УПД по xml‑стандарту версии 5.03.
Если изменились условия поставки или покупатель прислал претензию, но стороны не подписывали двусторонний акт о расхождениях, для корректировки УПД используют специальный универсальный корректировочный документ.
При операциях с товарами, которые подлежат обязательной маркировке в системе «Честный знак», а также при операциях с прослеживаемыми товарами возможно оформление только электронных УПД.
Ошибки в УПД нужно оформлять оперативно, так как они могут привести к проблемам с налоговой, административным штрафам и судебным рискам.

Список источников

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Читайте по теме:

Подпишитесь на наши
социальные сети и рассылку