Как автоматизировать бизнес-процессы, чтобы масштабироваться

Во многих компаниях значительная часть времени уходит на повторяющиеся задачи: перенос данных между таблицами, подготовку договоров и коммерческих предложений. Автоматизация помогает сократить издержки: программы и сервисы берут на себя рутину, ускоряют обмен данными и снижают нагрузку на сотрудников.

Когда действительно нужна автоматизация и как её внедрить, рассказывает Андрей Паршин, руководитель направления по развитию дистанционных сервисов УБРиР.

Содержание:

Что такое автоматизация в бизнесе

Когда бизнесу нужна автоматизация

Как банки помогают автоматизировать бизнес-процессы

Что делать, если автоматизация встречает сопротивление

С чего начать внедрение автоматизации уже сегодня

Коротко о главном

Что такое автоматизация в бизнесе

Автоматизация — это передача повторяющихся, легко описываемых задач программам и сервисам. По сути, предприниматель нанимает не только людей, но и «цифровых сотрудников», чтобы разгрузить команду, сократить ошибки и ускорить цикл «заказ — деньги — отчётность».

Пример автоматизации в ретейле — онлайн-кассы и кассы самообслуживания. Они связывают воедино сразу несколько процессов: ведение учётной системы, поддержку ассортимента, списание товаров и отслеживание остатков, оплату продукции покупателями. В кофейнях автоматизируют работу кассиров: заранее заполняют меню, чтобы потом можно было только выбирать конкретные позиции, а не вводить сумму оплаты вручную.

Когда бизнесу нужна автоматизация

По возможности лучше сразу делать большинство процессов автоматическими. Если предприниматели сначала закладывают ручной труд, а потом пытаются его оптимизировать, им часто приходится переделывать всю систему: менять структуру данных, ответственность людей, способы интеграции.

Совершенно точно нужно задуматься об автоматизации, когда собственник понимает, что тратит 20–30% своего времени на однотипные операции. Например, на перенос данных между таблицами, ручную подготовку типовых договоров и коммерческих предложений, перепечатывание реквизитов.

Как банки помогают автоматизировать бизнес-процессы

В России хорошо развита банковская система, поэтому эквайеры, помимо собственно расчётов, предлагают предпринимателям много смежных услуг в области финансов и права.

• Интеграция с учётными системами позволяет импортировать и экспортировать выписки, быстро и удобно выгружать и подписывать платёжные поручения из бухгалтерии. Часто интегрируются в банковскую систему сервисы для ЭДО и бухгалтерии, чтобы предпринимателям было удобнее управлять бизнесом.
• Конструктор документовв интернет-банке предоставляет проверенные юристами шаблоны договоров, счета и другие документы. Предпринимателю достаточно внести реквизиты — свои и контрагента — и предмет договора.
• Проверка контрагентов позволяет до заключения договора проанализировать партнёра по десяткам критериев и источникам. Можно проверить и свою собственную компанию: система даст отчёт о том, какие финансовые и правовые риски есть у бизнеса.
• Партнёрские условия на софт позволяют сэкономить: нередко ПО для автоматизации дешевле купить в банке, чем у вендора напрямую.

К примеру, все эти сервисы для бизнеса можно подключить в УБРиР.

Что делать, если автоматизация встречает сопротивление

Наверняка часть команды видит в автоматизации риск сокращений. Собственнику важно объяснить цель изменений: они нужны, чтобы выросла прибыль компании и, как следствие, увеличился (а не уменьшился) штат сотрудников. После внедрения автоматизации у работников не сократится количество задач, просто они станут другими.

Например, менеджеры продаж перестанут вручную принимать заказы по телефону, копировать данные в CRM, оформлять счета и товарные накладные, сводить отчёты в Excel. После интеграции сайта, CRM и сервисов анализа рекламных каналов можно заняться проектированием сценариев для чат-бота, упрощением форм заказа и созданием текстов подсказок, чтобы было меньше брошенных корзин.

Парадоксально, но иногда главным противником автоматизации является сам предприниматель. Собственнику, как и сотрудникам, кажется, что если он делегирует задачи программам, для него не останется задач. Рутина даёт ощущение занятости. Важно понять, что освободившееся время предприниматель тратит на развитие бизнеса: читает отраслевые статьи, изучает пути расширения, строит эффективную структуру.

С чего начать внедрение автоматизации уже сегодня

Автоматизацию необязательно запускать во все сферы бизнеса одновременно. Можно делать это пошагово:

• Заведите трекер задач и фиксируйте там все дела за одну неделю работы. Обязательно указывайте, сколько времени заняла каждая задача. Отметьте задачи, которые повторяются каждый день или несколько раз за неделю и отнимают 20–30% вашего времени.
• Проверьте, какие решения для автоматизации уже есть в вашем интернет-банке и у партнёров. Например, это могут быть интеграции финансовых систем и систем учёта, конструкторы документов, аутсорс бухучёта или кадров, проверка контрагентов.
• Выберите один процесс, который можно быстро автоматизировать, и запустите пилот.

Коротко о главном

Автоматизация помогает предпринимателям освобождать время от рутины и концентрироваться на развитии бизнеса.

• Полезно автоматизировать процессы, которые занимают 20–30% рабочего времени и легко описываются алгоритмом: ручное заполнение таблиц, копирование данных, подготовку типовых документов.
• Для автоматизации можно использовать сервисы банков. В их числе: интеграции с бухгалтерскими системами, конструкторы документов, сервисы проверки контрагентов.
• Сопротивление автоматизации часто возникает не у сотрудников, а у самих собственников — им кажется, что, делегируя задачи системе, они теряют контроль. На самом деле автоматизация освобождает ресурс для стратегии и развития бизнеса.
• Стоит начать с малого: проанализировать, на что уходит время собственника, выбрать один бизнес-процесс и запустить его пилотную автоматизацию.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»