Что такое электронный документооборот

Любые организации обмениваются счетами на оплату и актами с подрядчиками, приказами с сотрудниками, договорами с клиентами. Можно оформлять документы на бумаге, тратить время и деньги на их печать и пересылку. Другой вариант — перевести всё в цифровой формат и перейти на электронный документооборот (ЭДО).

В статье рассмотрим, что такое ЭДО и как начать вести дела в цифровом формате.

Содержание:

Что такое ЭДО

Виды ЭДО

Какие документы можно подписывать через ЭДО

Преимущества и недостатки ЭДО

Какие компании должны применять электронный документооборот

Как выпустить электронную подпись

Как выбрать оператора ЭДО

Сколько стоит внедрение ЭДО

Как внедрить электронный документооборот

Ошибки при внедрении ЭДО

Вопросы и ответы про электронный документооборот

Список источников

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен документами в цифровом формате. Их создают в специальных сервисах — системах ЭДО — и подписывают электронной подписью. Доступ к сервисам обеспечивают операторы. Разберём все понятия.

Электронные документы полностью заменяют бумажные. Их создают, обрабатывают, отправляют и хранят с помощью компьютера или мобильного телефона.

Электронная подпись (ЭП) — код из нескольких цифр, который добавляют к документу. ЭП, как и обычная подпись, подтверждает подлинность документации.

Система электронного документооборота — сервис для создания и подписания документов в цифровом виде. Программу можно установить на ПК, смартфон или использовать облачную версию. С помощью системы электронного документооборота организация автоматизирует делопроизводство. Например, можно создавать, редактировать, подписывать и хранить договоры, акты, счета-фактуры. Работать с цифровыми документами — быстрее и удобнее.

Оператор ЭДО — компания, которая предоставляет доступ к системе и организует процесс электронного документооборота. Для этого создают специальные платформы и обеспечивают их работу.

Фактически электронный документооборот работает как бумажный: в организации создают документ → подписывают → высылают одному или нескольким контрагентам → они подписывают → возвращают один экземпляр.

Чтобы подписать цифровой документ, нужно несколько минут вместо нескольких дней

Виды ЭДО

Электронный документооборот бывает двух видов.

Внутренний. Это обмен документацией только внутри организации: договорами, приказами, отчётами, заявлениями. Компании не обязаны использовать внутренний электронный документооборот, поэтому вправе устанавливать свои правила передачи цифровой документации. Например, сотрудники могут обмениваться файлами через сетевые папки, облачные сервисы или использовать корпоративную почту.

Исключение — кадровый электронный документооборот (КЭДО). КЭДО тоже не обязателен для организации, но его использование регламентируется законодательством (ст. 22.1 и 22.3 ТК РФ). Есть ряд документов, которые компании должны оформлять только на бумаге. К примеру, в цифровом формате можно создавать и визировать практически все кадровые документы, кроме приказов об увольнении, актов о несчастных случаях на производстве, журналов с инструктажами по охране труда.

Внутренний ЭДО подходит крупным организациям, особенно если подразделения или филиалы расположены на нескольких территориях или в разных городах. Например, офис предприятия находится в центре Москвы, а производственные площадки — в районах Московской области. В компании много документов по движению продукции, которые нужно регулярно передавать в бухгалтерию. Если вовремя не подписать бумаги и не отправить их в офис, к примеру, с водителем, придётся тратить время и ждать следующей «оказии».

Ещё внутренний ЭДО пригодится компаниям, в которых много удалённых сотрудников, или которые работают с исполнителями по договорам ГПХ. В этом случае специалистам кадровой службы, бухгалтерам, руководителям отделов приходится оформлять много договоров, актов, дополнительных соглашений и по почте высылать бумажные версии документов, затем дожидаться, когда контрагенты всё подпишут и вернут. Процесс документооборота затягивается на недели, а если письмо потеряется, придётся начинать всё заново.

Внешний. Нужен, чтобы обмениваться электронными документами с внешними контрагентами. Например, компании создают акты и счета-фактуры для клиентов, договоры с поставщиками, сдают бухгалтерскую и налоговую отчётность в ФНС. При внешнем ЭДО контрагенты придерживаются требований законодательства и установленных правил.

Контрагенты могут договориться об использовании электронного документооборота в устной форме или сделать дополнительное соглашение к договору. Стороны определяют, какой документацией будут обмениваться в цифровом формате, обговаривают правила использования электронной подписи и случаи, когда цифровые документы должны дублироваться бумажными.

Внешний документооборот в электронном формате подходит компаниям, которые хотят упростить взаимодействие с клиентами и поставщиками, сделать расчёты по сделкам более быстрыми, минимизировать налоговые риски. Его могут вести юрлица, индивидуальные предприниматели, бюджетные учреждения, самозанятые, физлица.

Какие документы можно подписывать через ЭДО

Существует несколько категорий документов, которые компания может оформлять в ЭДО без дублирования на бумаге. К ним относятся:

• Договоры ГПХ. Их можно заключить через сервисы обмена ЭДО. Дублировать документ в бумажном виде не нужно. В ст. 160 ГК РФ сказано, что сделку можно совершить путём составления электронного документа, подписанного собственноручной подписью или эквивалентной ей ЭП. Исключение составляют договоры ГПХ, которые содержат врачебную, адвокатскую или государственную тайну.
• Первичные учётные документы. С 01.01.2026 вступил в силу приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Согласно ему, электронные ТОРГ-12 и акты отменены, а вместо них при ЭДО нужно использовать обязательный УПД 5.03 (универсальный передаточный документ). Актуальный электронный формат УПД версии 5.03 для обмена с контрагентами утверждён приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
• Отчётность в ФНС. Бухгалтерскую отчётность нужно сдавать в ФНС строго в электронном виде с УКЭП. Что касается налоговой отчётности, то в 2026 году некоторые компании могут сдавать её как в электронном, так и в бумажном виде. Это зависит от статуса налогоплательщика и численности персонала. Крупные налогоплательщики обязаны представлять отчётность исключительно в электронном виде. Остальные организации и ИП могут применять бумажную отчётность, если среднесписочная численность персонала за предыдущий год не превышает 100 человек.
• Кадровые документы. Компании могут оформлять в КЭДО трудовые договоры, заявления о приёме на работу и об увольнении, приказы о переводе и другие кадровые документы. Дублировать на бумаге их не нужно. Но есть и исключения. В 2026 году нельзя подписывать в КЭДО трудовую книжку, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении сотрудника, документы о прохождении сотрудником инструктажей по охране труда (ст. 22.1 ТК РФ).

Преимущества и недостатки ЭДО

И внутренний, и внешний ЭДО автоматизирует работу и позволяет упростить взаимодействие с контрагентами. У процесса есть свои плюсы и минусы.

Преимущества ЭДО

Обмен файлами в цифровом формате помогает компаниям избавиться от бумажного делопроизводства. У ЭДО есть и другие преимущества.

Сокращает время на работу с документами. В системах электронного документооборота файлы передаются за несколько секунд, а завизировать договор или акт можно за пару минут. Найти документ в цифровом архиве тоже не составит труда.

Сокращает трудозатраты. Если в компании организован электронный документооборот, сотрудникам не надо лично визировать бумаги в разных подразделениях. А бухгалтер при подготовке отчётности не тратит время, чтобы собрать оригиналы, отсканировать их и отправить в ФНС.

Снижает затраты на расходные материалы и отправку документов. В компаниях не тратят деньги на бумагу, картриджи для принтеров и копировальных аппаратов. Нет расходов на курьерские или почтовые услуги, на архивное хранение документов.

Упрощает работу с контрагентами. Все действия с документами в системе электронного документооборота отображаются в режиме онлайн. Отправитель видит маршрут согласования, всех подписантов и статус. Если сотрудник или контрагент задерживаются с подписью, можно выяснить причину или поторопить адресата.

Снижает количество ошибок. Электронные документы невозможно потерять или подделать. К тому же сервис не даст завизировать документ не тому лицу или сделать это «задним числом».

Обеспечивает безопасность данных. Многие компании привыкли оперативно работать с контрагентами по email. Но такой способ не гарантирует, что данные будут в безопасности и не попадут к злоумышленникам. В системах ЭДО документы передаются только по зашифрованным каналам, а доступ к сервису возможен только после авторизации.

Недостатки ЭДО

Минусов гораздо меньше, чем плюсов, но о них тоже стоит знать.

Угрозы безопасности. Системы ЭДО надёжно защищены. Но так как они работают онлайн, нельзя полностью исключить риск хакерской атаки или проникновения вируса.

Возможные технические неполадки. Сбой интернета или ошибки в системе могут нарушить работу электронного документооборота. В редких случаях есть риск потерять документы.

Затраты на внедрение и обслуживание. Системой ЭДО не получится пользоваться бесплатно. Компании нужно заплатить за покупку лицензии, оформление электронных подписей и ежемесячно оплачивать услуги оператора ЭДО — стоимость обычно зависит от количества сотрудников в компании или объёма документооборота.

Перед внедрением ЭДО полезно заранее оценить объём документооборота, количество сотрудников и возможную экономию времени и расходов. Чтобы понять, стоит ли вашей компании переходить на цифровой документооборот, воспользуйтесь сервисом на сайте ФНС. Здесь нужно ввести данные о количестве документов и планируемом объёме ЭДО. Сервис рассчитает показатели и сформирует отчёт: сколько и за какой срок получится сэкономить на печати документов и трудозатратах.

Какие компании должны применять электронный документооборот

ЭДО обычно используют крупные компании с большим количеством подразделений, контрагентов и объёмным документооборотом — в этом случае подключение и обслуживание сервиса экономически оправданы. Но есть случаи, когда ЭДО необходим вне зависимости от размера бизнеса. Вот кому нужно обязательно использовать систему электронного документооборота:

Компаниям, которые работают с маркированными товарами. С 1 декабря 2026 года все участники оборота маркированной продукции обязаны перейти на ЭДО и использовать его в процессах отгрузки и приёмки маркированных товаров. При этом совмещать ЭДО с бумажными документами для маркированных товаров запрещено. За отсутствие ЭДО в работе с маркированными товарами предусмотрена административная ответственность. Например, за непредставление сведений в систему маркировки «Честный знак» через ЭДО бизнес получит штраф: для юрлиц — от 50 000 до 100 000 рублей, а для ИП — от 1 000 до 10 000 рублей (ст. 15.12.1 КоАП РФ).

Компаниям, которые работают с товарами, проходящими через национальную систему прослеживаемости (НСП). С помощью НСП отслеживают товарооборот импортной продукции. Все процессы в системе оцифрованы, поэтому для работы компаниям нужен ЭДО. Контрагенты заключают сделки, формируют и сдают отчётность в ФНС только в цифровом формате (Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ).

Компаниям, которые работают в сфере транспортных услуг. С 1 сентября 2026 года переход на ЭДО становится обязательным для всех участников коммерческих перевозок (Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ). К ним относятся грузоотправители, перевозчики, экспедиторы. В электронном виде должны будут оформляться все основные документы: транспортные накладные, путевые листы, акты приёма-передачи.

Компаниям, которые участвуют в госзакупках. ЭДО в этой сфере обеспечивает достоверность данных, а в некоторых случаях даёт гарантию, что контракт будет исполнен.

Компаниям, которые сдают отчётность в госорганы. Бухгалтерскую отчётность в цифровом виде обязаны сдавать все предприятия, которые ведут бухучёт. Налоговую отчётность электронно сдают (п. 3 ст. 80 НК РФ):

• компании, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек;
• вновь созданные организации, численность работников которых превышает 100 человек.

Отчётность по НДС необходимо сдавать в электронном виде независимо от численности работников (п. 5 ст. 174 НК РФ). А расчёт 6-НДФЛ необходимо подавать в электронной форме, если выплаты перечисляли более чем десяти физлицам (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Как выпустить электронную подпись

Чтобы визировать электронные документы, нужна электронная подпись. Есть разные виды ЭП.

Простая электронная подпись. Это набор данных, который генерирует программа по команде пользователя. Например, сделать ПЭП можно в Microsoft Office, чтобы подтвердить авторство документа. Коды из СМС или пуш-уведомлений, которые присылают пользователям для подтверждения операций, — это тоже простая подпись.

ПЭП используют для внутреннего ЭДО, чтобы визировать отчёты, служебные записки, приказы, распоряжения.

ПЭП визирует документы, но она не защищает их от изменений. Чтобы документы имели юридическую силу, нужен другой вид ЭП.

Усиленная электронная подпись (УЭП). Состоит из зашифрованных символов. Усиленная ЭП подтверждает факт подписи документа и позволяет отследить дату, время и автора. УЭП бывает двух видов:

• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Формируется с помощью программного обеспечения, для которого не нужна сертификация. НЭП применяют для внутреннего и внешнего ЭДО. В последнем случае контрагенты должны заключить допсоглашение: без него подпись не имеет юридической силы.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Создаётся с помощью сертифицированного программного обеспечения. КЭП могут выпускать только аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ). КЭП имеет юридическую силу сразу после выпуска, её можно использовать для подписи любых документов.

Важно: с 1 апреля 2026 года ФНС России перешла на использование новых криптографических стандартов — ГОСТ 34.12-2018 и ГОСТ 34.13-2018, в которых усилены требования к безопасности обмена данными. В большинстве случаев компаниям не нужно менять сертификат электронной подписи. Однако необходимо проверить, соответствует ли он новым стандартам. Это можно сделать в разделе «Порядок предоставления доступа к сервису "Личный кабинет юридического лица"» на портале ФНС России.

Как выбрать оператора ЭДО

Чтобы начать вести электронный документооборот, компании нужно подключиться к оператору ЭДО. Выбор зависит от целей и особенностей бизнеса, а список всех операторов есть на сайте ФНС.

При выборе оператора ЭДО проверьте:

1. Поддерживает ли сервис нужные форматы документов.
2. Есть ли интеграция с 1С и CRM.
3. Поддерживается ли роуминг. Это даёт возможность обмениваться документами с компаниями, у которых другой оператор.
4. Работает ли оператор с системой «Честный знак»? Это важно для компаний, работающих с маркированными товарами.
5. Можно ли сдавать отчётность через данного оператора.

Сколько стоит внедрение ЭДО

Стоимость внедрения электронного документооборота (ЭДО) зависит от различных факторов: тарифов оператора, объёма документооборота, необходимости интеграции с другими системами (например, 1С), количества пользователей.

Основные затраты включают:

• Оформление КЭП.
• Тариф оператора ЭДО. На стоимость влияет количество исходящих документов в месяц или год. Часто входящие документы бывают бесплатными.
• Интеграция с учётными системами. Например, если компании необходимо подключение к 1С, SAP или другим системам, это может увеличить стоимость.
• Обучение сотрудников. У некоторых операторов оно входит в тариф, у других оплачивается отдельно.
• Дополнительные функции, например: интеграция с ЕИС, распознавание первичных документов.

При выборе стоит сравнить условия нескольких операторов, а также уточнить, что входит в тариф, а за какие функции придётся платить дополнительно. Некоторые операторы предоставляют бесплатный тестовый период, чтобы компания или ИП могли проверить, насколько система соответствует их задачам.

В УБРиР есть полезные сервисы ЭДО и онлайн-бухгалтерии. С их помощью можно подписывать электронные документы, обмениваться ими онлайн с партнёрами и контрагентами, автоматизировать кадровую и бухгалтерскую отчётность. Клиенты УБРиР могут подключить сервисы на специальных выгодных условиях.

Как внедрить электронный документооборот

Чтобы начать работать с системой электронного документооборота, действуйте по шагам.

1. Проведите предварительную работу.

Определите, для чего компании нужен документооборот в цифровом формате. Уточните у контрагентов, пользуются ли они сервисом. Если нет, вам внешний обмен документами тоже не нужен. Выберите тип системы ЭДО — это будет типовое решение в веб-версии или интеграция в существующее ПО.

2. Подключитесь к оператору электронного документооборота.

Изучите условия, выберите подходящий тариф и заключите лицензионное соглашение.

3. Подготовьтесь к запуску сервиса.

Выпустите подписи — для внешнего обмена документами лучше выбрать КЭП, потому что она подходит для большинства сервисов и пригодится, чтобы сдавать отчётность в госорганы. Настройте доступ к системе для сотрудников и обучите их работать.

4. Внедрите сервис обмена документами.

Внесите изменения в учётную политику компании: в ней должно быть указано, что предприятие работает с цифровыми версиями, которые заверяются ЭП. Предупредите контрагентов, что перешли на сервис электронного документооборота, и заключите с ними соглашения. Если клиенты или поставщики работают с другим оператором, оформите заявку на настройку роуминга у своего. Чтобы начать работу, создайте контрагентам приглашения в системе.

Ошибки при внедрении ЭДО

Собрали наиболее типичные ошибки, которые совершают компании при переходе на ЭДО.

Проблемы с электронной подписью (ЭП). С 1 апреля 2026 года ФНС перешла на использование криптографических стандартов ГОСТ 34.12-2018 и ГОСТ 34.13-2018. Устаревшие версии криптопровайдеров и носителей, не поддерживающие эти стандарты, могут работать некорректно, что приведёт к невозможности расшифровывать входящие документы от ФНС, системным ошибкам при обмене данными и риску нарушения сроков сдачи отчётности.

Чтобы избежать проблем с ЭП, необходимо проверить:

• Версию «КриптоПро CSP» — требуется не ниже 5.0.12000.
• Носитель ключевой информации: при использовании «Рутокен ЭЦП 2.0» может потребоваться замена устройства.

Ошибка в выборе оператора ЭДО. С 2026 года статус оператора ЭДО должен быть подтверждён ФНС. Передавать в ФНС бухгалтерскую и налоговую отчётность можно только через операторов, которые прошли проверку.

Неправильный выбор тарифа. Уточните у оператора, что входит в выбранный тариф. В недорогие тарифы могут не входить нужные вам функции, например, роуминг или поддержка всех формализованных документов. В этом случае их придётся оплачивать отдельно.

Отсутствие интеграции с учётными системами. Выясните, можно ли настроить подключение к 1С, SAP и другим системам, которыми пользуется компания. Если нет, возрастает риск ошибок из-за переноса данных вручную.

Не прописаны регламенты ЭДО. Обмен документами с контрагентом без подписанного соглашения об ЭДО может привести к юридическим рискам. Например, суд может не принять документы, если в договоре не прописан порядок обмена электронными документами или не указан используемый оператор.

Не проведено обучение сотрудников. Если не подготовить персонал к внедрению ЭДО, они будут чаще допускать ошибки. Например, могут неправильно оформить документы, нарушить процедуру хранения данных.

Вопросы и ответы про электронный документооборот (ЭДО)

Обязан ли бизнес использовать ЭДО?

Однозначного ответа нет. Некоторые компании могут применять ЭДО добровольно, другие обязаны переходить на электронный документооборот. Это зависит от размера и сферы деятельности бизнеса.

Какие компании обязаны использовать ЭДО в 2026 году?

• С 1 декабря 2026 года компании, которые работают с маркированными товарами, обязаны применять ЭДО в процессах отгрузки и приёмки.
• Компании, которые работают в сфере транспортных услуг.
• Организации, участвующие в госзакупках.
• Компании, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек, должны применять ЭДО для сдачи налоговой отчётности.

Какая электронная подпись нужна для ЭДО?

Для внутреннего ЭДО можно использовать простую электронную подпись (ПЭП). Она подойдёт, чтобы визировать отчёты, служебные записки, приказы, распоряжения.

Неквалифицированную электронную подпись (НЭП) применяют для внутреннего ЭДО. Также её можно использовать и для внешнего ЭДО, но для этого необходимо заключить допсоглашение.

Квалифицированная электронная подпись подходит для визирования любых документов. Выпускать КЭП могут только аккредитованные удостоверяющие центры.

Как выбрать оператора ЭДО?

При выборе стоит уточнить, поддерживает ли оператор нужные форматы документов, есть ли интеграция с 1С, CRM и другими системами, работает ли оператор с системой «Честный знак», можно ли через оператора сдавать бухгалтерскую и налоговую отчётность.

Список источников

• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/
• https://www.nalog.gov.ru/rn77/about_fts/docs/16587608/
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/
• http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202011090024
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_507282/
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»