Как оформить электронный больничный лист в 2026 году: инструкция для бухгалтера

Уже несколько лет в России действуют только электронные больничные листы. Бумажные больничные могут выдавать только сотрудникам, информация о которых является гостайной, а также жителям новых территорий. По новым правилам сотрудник не обязан предоставлять работодателю листок нетрудоспособности (ЭЛН). Все действия по оформлению, расчёту пособия и закрытию больничного происходят в электронной системе.

В статье рассказали о том, какие ещё изменения появились в 2025 году и будут продолжать действовать в 2026 году. Дали пошаговую инструкцию, как бухгалтеру работать с электронными больничными.

Содержание:

Как работает электронный больничный лист

Как выглядит электронный больничный лист в 2026 году

Кто может выдать и получить электронный больничный

Как бухгалтеру работать с больничными в 2026 году: пошаговая инструкция

Пример расчёта электронного больничного листа

В чём плюсы перехода на ЭЛН

Часто задаваемые вопросы по ЭЛН

Онлайн-бухгалтерия для малого бизнеса

Подведём итоги

Список ресурсов

Как работает электронный больничный лист

Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) — это официальный больничный лист, который подтверждает временную нетрудоспособность сотрудника. От бумажного он отличается тем, что его заполняют и хранят в электронном виде, а для работы с ним необходимы специальные программы.

Порядок взаимодействия работодателя, медицинской организации и СФР при выдаче больничного

Вот что нужно сделать, чтобы открыть больничный онлайн:

1. Если сотрудник заболел, он обращается в медицинское учреждение, в котором ему открывают больничный лист.
2. Врач оформляет ЭЛН на первом приёме. В системе СФР он заполняет следующие данные: Ф. И. О. и дату рождения сотрудника, код нетрудоспособности. Кроме того, врач указывает название медучреждения, свои Ф. И. О. и специализацию. Затем заверяет ЭЛН квалифицированной электронной подписью.
3. СФР направляет сведения об открытом ЭЛН работодателю и запрашивает у него информацию о застрахованном сотруднике. Когда больничный будет закрыт, СФР также уведомит об этом работодателя и направит ему предзаполненный документ для уточнения данных.
4. Работнику все данные по электронному больничному листу приходят на Госуслуги.
5. Работодатель выплачивает работнику пособие за три первых дня больничного в период перечисления аванса или зарплаты.
6. Социальный фонд России рассчитывает и выплачивает пособие по ЭЛН за оставшиеся дни больничного. Выплаты по больничному должны поступить сотруднику не позднее 10 рабочих дней со дня получения от работодателя уточнённого ЭЛН.

Порядок взаимодействия участников ЭДО при открытии, закрытии ЭЛН и выплате больничного

Как выглядит электронный больничный лист в 2026 году

Электронные листы нетрудоспособности в России используют с 2022 года. В 2025 году переход на этот вид документооборота завершился окончательно. Вот основные нововведения, которые продолжат действовать в 2026 году:

СФР полностью перешёл на ЭЛН. С 2025 года обмен информацией между работодателем и СФР происходит только через сервисы электронного документооборота. Исключение — реестры с признаком «Перерасчёт» и реестры с признаком «Проживание на территории по №20-ФЗ».

Больничные могут получать сотрудники, которые работают по ГПД. Однако есть условие: если в предыдущем году заказчики платили за таких работников взносы в размере не менее стоимости страхового года.

Например, исполнитель по ГПД получит пособие в 2026 году, если в 2025 году за него заплатили взносы на страхование на случай временной нетрудоспособности и материнства, минимальный размер — 7809,12 рубля.

Порядок расчётов с исполнителем такой же, как и для сотрудников в штате. Если больной одновременно работает и в штате, и по договору, он вправе получить выплаты от каждого из работодателей.

Увеличились суммы МРОТ и лимиты оплаты труда страховыми взносами. С 1 января 2026 года увеличится минимальный размер оплаты труда (МРОТ). Он составит 27 093 рубля. Эту цифру нужно учитывать, если:

• заработок в расчётном периоде отсутствовал или он меньше МРОТ;
• пособие за месяц меньше МРОТ;
• страховой стаж работника составляет менее шести месяцев.

В 2026 году лимит оплаты труда для обложения страховыми взносами составит 2 759 000 рублей. Если доход сотрудника выше, рассчитывать больничный нужно на основе лимита.

Для расчёта больничных в 2026 году используйте период с 1 января 2024 года по 31 декабря 2025 года. В 2026 году среднедневной заработок не может быть меньше 890,73 рубля, а максимальный составляет 6827,40 рубля.

Нужен отчёт о застрахованных лицах. Чтобы оперативно рассчитать и произвести выплату, Социальный фонд России заранее собирает у работодателей сведения о сотрудниках по форме, утверждённой Приказом СФР от 22.04.2024 №643. Форма содержит персональные данные застрахованных сотрудников и реквизиты для перечисления им пособий.

Образец формы сведений о застрахованном лице для СФР

Сокращён срок отправки сведений в СФР. В течение трёх рабочих дней после запроса СФР работодатель должен отправить в Фонд сведения о сотрудниках для выплаты им пособия по нетрудоспособности.

Возмещение излишней выплаты пособия. СФР вправе требовать возмещения излишне выплаченных средств, если это произошло из-за недостоверных сведений. Выплачивать возмещение будет тот, кто предоставил такие сведения: работодатель, медицинское учреждение или сотрудник (пп. 6.1 п. 2 ст. 4.1 закона №255-ФЗ).

Кто может выдать и получить электронный больничный

ЭЛН имеют право выдать организации, у которых есть лицензия на медицинскую деятельность (Приказ Минздрава от 23.11.2021 №1089н). Открыть электронный больничный лист может врач любой специализации, кроме врача скорой помощи:

• Лечащий врач.
• Фельдшер.
• Стоматолог.

Получить больничный может гражданин, застрахованный по обязательному соцстрахованию:

• Гражданин России.
• Иностранец и лицо без гражданства, постоянно или временно проживающее в РФ.
• Иностранец и лицо без гражданства в период временного пребывания в РФ.

Работники могут отслеживать информацию об ЭЛН на портале «Госуслуги» или в личном кабинете на сайте Социального фонда России.

Как бухгалтеру работать с больничными в 2026 году: пошаговая инструкция

Работа с ЭЛН в любой организации, вне зависимости от сферы деятельности, включает четыре последовательных этапа. Рассказываем, что нужно сделать бухгалтеру на каждом из них.

Шаг 1. Настройте доступ к ЭДО

Работодатель обязан иметь доступ к системе электронного документооборота СФР — ЕИИС «Соцстрах». Как только работник откроет больничный, данные об этом поступят в систему.

Есть несколько способов организовать такой доступ:

Через сервис «Социальный ЭДО», он встроен во все программы бухучёта. СЭДО разработан СФР и предназначен только для взаимодействия между ним, работодателем и медицинским учреждением.

Для этого нужно зарегистрировать компанию на Госуслугах. В этом случае обмен данными будет только с СФР.

Через оператора ЭДО. Операторы ЭДО — компании, которые предлагают программное обеспечение для ведения документооборота в электронном виде. Возможность работы с ЭЛН — это лишь одна из функций, которые выполняют сервисы ЭДО.

Например, в сервисе Saby, который интегрирован в интернет-банк УБРиР, максимально удобно оформлять и направлять отчётность в СФР. Программа автоматически подтянет занесённые в базу данные, а также напомнит о том, что необходимо обновить сведения или ответить на запрос СФР. В ней можно оперативно отслеживать открытие, продление или закрытие больничных сотрудниками.

Шаг 2. Ответьте на запрос СФР в срок до трёх рабочих дней

СФР может запросить у работодателя некоторые сведения. Например, о стаже, о заработке за прошедшие два года, об окладе, о тарифной ставке, о районном коэффициенте. Для этого Фонд направляет работодателю официальный запрос через ЭДО. Работодатель должен предоставить необходимые сведения в течение трёх рабочих дней.

Шаг 3. Обработайте предзаполненные сведения от СФР

После закрытия больничного листа СФР сам рассчитывает и выплачивает пособие на основе информации из формы «Сведения о застрахованном лице».

Чтобы проверить правильность внесённых данных, СФР направляет работодателю предзаполненные сведения для выплаты больничного. Работодатель в срок до трёх рабочих дней должен подтвердить или уточнить эти данные.

Шаг 4. Оплатите первые 3 дня больничного

Когда работодатель выплачивает больничный, он платит только за первые три дня. Такие выплаты можно оформить локальными актами. Последующие дни больничного оплачивает СФР. По Федеральному закону от 29.12.2006 №255-ФЗ выплаты производятся в срок до десяти рабочих дней с момента получения необходимых сведений.

Пример расчёта электронного больничного листа

Работодатель обязан оплатить первые три дня больничного. Остальные средства перечисляет СФР. Чтобы рассчитать сумму выплаты, используют:

• количество дней болезни;
• заработок сотрудника за последние два года;
• страховой стаж работника.

От стажа зависит, какой коэффициент применять в расчётах:

• Менее 6 месяцев — больничный на уровне МРОТ.
• От 6 месяцев до 5 лет — 60% от среднесуточного дохода.
• От 5 до 8 лет — 80% от среднесуточного дохода.
• Более 8 лет — 100% среднесуточного дохода.

Пример. Стаж сотрудника — 7 лет, общая зарплата за 2024 и 2025 года — 1 550 000 рублей. В 2026 году работник заболел с 9 по 17 октября — 9 календарных дней. Чтобы узнать размер больничного, выполните следующие шаги:

Шаг 1. Рассчитать среднедневной заработок. В 2024 и 2025 годах суммарно было 731 день. Значит, среднесуточный доход составит 1 550 000 ÷ 731 = 2120,38 рубля.

Шаг 2. Посчитайте сумму пособия. Для этого среднесуточный доход умножьте на три дня больничного, которые оплачивает работодатель, и коэффициент стажа. 2120,38 × 3 дня × 80% за стаж = 2120,38 × 3 × 0,8 = 5088,91 рубля.

Шаг 3. Учтите НДФЛ. С пособия, которое платит работодатель, удерживают НДФЛ по ставке 13%. Умножьте сумму пособия на этот коэффициент: 5088,91 × 13% = 5088,91 × 0,13 = 661,56 рубля.

Шаг 4. Подсчитайте итоговую сумму выплаты от работодателя. Для этого от суммы пособия отнимите НДФЛ: 5088,91 − 661,56 = 4427,35 рубля.

В чём плюсы перехода на ЭЛН

Онлайн-больничный экономит время и упрощает работу врачам, работодателям и сотрудникам Социального фонда РФ. Для работника ЭЛН тоже удобен: сотрудник может легко узнать, какие выплаты он получит от СФР за дни болезни.

ЭЛН невозможно фальсифицировать. Одной из главных причин перехода на электронный документооборот были частые злоупотребления. Теперь весь процесс — от открытия больничного листа до получения работником выплат — максимально прозрачен.

С ЭЛН удобно работать. Работник может не бояться потерять или испортить больничный. А медицинское учреждение, СФР и работодатель не тратят ресурсы на организацию хранения бумажных больничных.

Сокращается время. Оформление электронного больничного листа максимально автоматизировано. Благодаря этому сотрудники медицинских учреждений и СФР не тратят время на то, чтобы перенести информацию с бумажного носителя в программу.

Меньше ошибок при заполнении и передаче информации. Бухгалтеру организации и сотруднику СФР не нужно вручную переносить информацию и номер документа с бумаги в компьютерные базы. Благодаря этому снижается вероятность технических ошибок при многократном вводе данных.

Часто задаваемые вопросы по ЭЛН

Можно ли отказаться от электронного больничного? Нет. С 2025 года ЭЛН — единственный возможный формат. Оформить бумажный больничный можно для работника, чья деятельность связана с гостайной, а также для жителей новых регионов.

Нужно ли распечатывать электронный больничный? Нет, распечатывать или хранить электронный больничный лист не требуется. Электронный документ имеет юридическую силу.

Что делать, если работник не зарегистрирован на Госуслугах? Он всё равно получит пособие: данные придут в СФР от работодателя. А вот отследить ЭЛН сотрудник сможет только через Госуслуги после регистрации.

Сколько времени даётся на ответ СФР? Если СФР запросил у работодателя какие-либо данные о сотруднике, их нужно предоставить в течение трёх рабочих дней.

Кто платит, если сотрудник работает по ГПД и в штате одновременно? Оба работодателя начисляют пособие отдельно — по каждому месту работы.

Что делать, если в больничном есть ошибки? Если неточность допустила медорганизация, работодатель сообщить о ней в СФР. Если ошибка на стороне компании, исправить её нужно самостоятельно и отправить повторную форму в СФР.

Онлайн-бухгалтерия для малого бизнеса

Онлайн-бухгалтерия помогает в автоматизации большинства бухгалтерских задач:

• В подготовке «Сведений о застрахованном лице».
• Отслеживании данных об открытых больничных.
• Корректировке ЭЛН, полученных от СФР.
• Подготовке ответов на запросы СФР.
• Начислении выплат за первые три дня больничного.

Сервис «Социальный ЭДО», через который происходит электронный документооборот с СФР, встроен во все бухгалтерские программы. С какой конкретно работать — зависит от особенностей задач конкретной организации.

Например, можно подключить сервисы с ЭДО Saby или «1С:Директ» банка УБРиР. В интернет-бухгалтерии Saby удобно вести учёт и формировать отчётность. А в «1С:Директ» можно быстро обмениваться электронными документами с банком.

Подведём итоги

Использование ЭЛН гораздо удобнее для всех участников процесса, чем работа с бумажными аналогами. В 2025–2026 годах любая бухгалтерская программа позволяет настроить обмен данными с СФР, отслеживать информацию об открытых сотрудниками больничных и оперативно обрабатывать поступающие данные для начисления выплат.

Важные изменения 2026 года

• Увеличились минимальный и максимальный размеры выплат.
• Если СФР выплатил сотруднику излишние средства из-за неверно предоставленных сведений, виновный должен будет компенсировать их Фонду.

Список ресурсов

1. Федеральный закон от 29.12.2006 №255-ФЗ (ред. от 29.09.2025) «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
2. Приказ СФР от 22.04.2024 №643 «Об утверждении форм документов и сведений, применяемых в целях назначения и выплаты страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию».
3. Федеральный закон от 17.02.2023 №20-ФЗ «Об особенностях правового регулирования отношений по обязательному социальному страхованию граждан, проживающих на территориях Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области».
4. Приказ Минздрава России от 23.11.2021 №1089н (ред. от 13.12.2022) «Об утверждении Условий и порядка формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа и выдачи листков нетрудоспособности в форме документа на бумажном носителе в случаях, установленных законодательством Российской Федерации».

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»