Электронные медицинские книжки для сотрудников в 2025 году

Бумажные медицинские книжки постепенно отходят на второй план. Вместо них с 1 сентября 2025 года будут выдавать только электронные. Рассказали, как работодателю работать по новым правилам, а сотрудникам — получить электронную медкнижку.

Содержание:

Кому и зачем нужна электронная медицинская книжка (ЭЛМК)

Что содержит ЭЛМК

Как оформить электронную медкнижку сотруднику

Что будет за нарушение правил оформления и хранения ЭЛМК

Электронная медицинская книжка — 2025: кратко

Кому и зачем нужна электронная медицинская книжка (ЭЛМК)

Медицинская книжка — это обязательный документ для некоторых специальностей. Он показывает, что сотрудник по состоянию здоровья может работать на той или иной должности.

Перечень профессий, для которых необходима медицинская книжка, а также врачей, которых нужно пройти, есть в Приказе Минздрава от 18 февраля 2022 года №90н. Так, медицинские книжки должны получить:

• работники пищевой и перерабатывающей промышленности, сельского хозяйства, пунктов, баз, складов хранения и реализации продуктов питания;
• работники детских садов, школ, оздоровительных лагерей;
• работники в сфере услуг: в салонах красоты, парикмахерских, массажных салонах.

С 2023 года существует два варианта медицинских книжек: бумажные и цифровые. Электронные медицинские книжки с 1 сентября 2025 года полностью заменят бумажные. Последние можно будет вести, пока в них не закончатся листы. После этого сотрудника нужно перевести на электронный формат.

Бумажные медкнижки хранятся у работодателя. По просьбе сотрудника, например когда он проходит медосмотр или увольняется, нужно выдать документ на руки.

Электронные медкнижки (ЭЛМК) хранятся в единой системе. Сотрудник может получить доступ к своей книжке через личный кабинет на Госуслугах. Работодатель вправе хранить у себя бумажную заверенную копию.

Руководству компании стоит проверять наличие у сотрудников медицинских книжек, иначе в случае проверки можно получить штраф. Проверить актуальность документа можно в Едином Реестре выданных ЭЛМК. Для этого введите номер медкнижки и СНИЛС сотрудника.

Что содержит ЭЛМК

Медицинскую книжку всегда оформляют по единому шаблону. Он прописан в Приложении №1 к Приказу №90н. Так, каждая медицинская книжка содержит:

• уникальный номер из ФГИС СЭС;
• двухмерный штрихкод;
• дату создания ЭЛМК;
• сведения о владельце: Ф. И. О., дату рождения, место регистрации;
• данные о должности и работодателе;
• результаты медосмотров;
• сведения о сдаче санминимума;
• дату аттестации работника.

Медицинская книжка содержит все нужные данные о сотруднике для допуска к работе

Как оформить электронную медкнижку сотруднику

Когда новый сотрудник поступает на работу, работодатель должен проверить у него наличие медкнижки. Если документ есть, в него достаточно внести сведения о новом работодателе.

Если медкнижки нет, её предстоит оформить. Этим занимается Центр гигиены и эпидемиологии, а также частные аккредитованные клиники. Работодатель создаёт обходной лист и направляет сотрудника на получение медкнижки с прохождением конкретных врачей.

Работнику нужно самостоятельно пройти осмотры и обучение. Проще всего получить медицинскую книжку через Госуслуги. Сделать это получится за несколько шагов.

1. Авторизуйтесь на Госуслугах и найдите услугу «Выдача электронной личной медицинской книжки».
2. Заполните заявление: укажите сведения о месте работы, личные данные, выберите нужные виды работ.

Укажите один или несколько видов деятельности, для которых планируете оформить медкнижку

3. Выберите регион и филиал Федерального бюджетного учреждения здравоохранения (ФБУЗ), где удобно пройти обучение и аттестацию.

Услугу окажут в течение одного дня. После этого порядок действий будет следующим:

• Работодатель направляет сотрудника в медицинскую организацию.
• Работник проходит медосмотр и получает заключения врачей.
• Работник проходит гигиеническое обучение очно или онлайн в соответствии с выбранным типом работ в региональном Центре гигиены и здоровья. Обучение занимает до 12 часов.
• По итогам обучения сотрудник проходит аттестацию.
• Медучреждение передаст данные в систему, а медицинская книжка в электронном виде появится в личном кабинете сотрудника на Госуслугах.

Оформление электронной медицинской книжки не бесплатное. Стоимость зависит от количества врачей, которых нужно пройти, а также от региона. В среднем стоимость документа составляет от двух до пяти тысяч рублей. Расходы на оформление медкнижки по закону обязан компенсировать работодатель. Так, можно компенсировать фактические расходы или сразу оплатить приём врачей.

• раз в год для работников торговли, общепита и детских учреждений;
• раз в шесть месяцев для медработников, которые работают с инфекционными больными;
• после болезни, если сотрудник перенёс инфекционное заболевание.

Что будет за нарушение правил оформления и хранения ЭЛМК

За работу без медицинской книжки положен штраф. Именно поэтому стоит проверять наличие документов у сотрудников.

Так, если работник вышел на смену без медкнижки, он несёт административную ответственность. Штраф составит:

• 500–1000 рублей для физлица;
• 10 000–20 000 рублей для должностного лица;
• 30 000–50 000 рублей для ИП;
• до 100 000 рублей для организаций.

Покупать готовую ЭЛМК без прохождения врачей не стоит. Подделка медкнижки грозит уголовной ответственностью. При этом на нарушителя налагают штраф, обязательные работы или арест до шести месяцев.

Электронная медицинская книжка — 2025: кратко

• Медицинская книжка — обязательный документ для работников некоторых сфер. Так, они должны быть у тех, кто трудится в пищевой промышленности, занимается воспитанием и обучением детей, работает в организациях торговли, общественного питания, на пищеблоках.
• Медкнижки регламентирует Приказ Минздрава от 18 февраля 2022 года №90н. В нём также есть стандартная форма для книжки. С 1 сентября 2025 года больше не будут выпускать бумажные медкнижки. Останется только электронный вариант — ЭЛМК.
• Оформить медкнижку сотрудник должен самостоятельно. Проще всего сделать это через Госуслуги. Нужно подать заявление, а после — пройти врачей, гигиеническое обучение и аттестацию по нему. Заключения врачей и готовый документ появятся в единой системе, а также в личном кабинете работника на Госуслугах.
• За нарушение работы с ЭЛМК грозит штраф. Его налагают на физлиц, должностных лиц, ИП и организации. За подделку медкнижки грозит уголовная ответственность.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»