Как работать с самозанятыми и ничего не нарушать

Работать с самозанятыми удобно: не нужно платить налог на доходы физических лиц (НДФЛ), отчислять взносы и выделять рабочее место. Но иногда это приносит больше хлопот, чем выгод: нужно постоянно проверять, не изменил ли самозанятый статус и прислал ли чек, подтверждающий его работу. Расскажем подробнее о выгоде и рисках сотрудничества с самозанятыми, а также о том, на что обращать внимание, чтобы работа была продуктивной.

Содержание:

Кто такой самозанятый

Почему организациям выгодно работать с самозанятыми

Какие задачи можно поручать самозанятым

Какие существуют ограничения и риски при работе с самозанятыми

Признаки, которые могут вызвать вопросы у ФНС

Как избежать переквалификации в трудовые отношения

Как работать с самозанятыми в 2026 году: пошаговый алгоритм

Что делать, если самозанятый потерял свой статус

Нововведения 2026 года в работе с самозанятыми

Частые вопросы: как работать с самозанятыми

Список источников

Кто такой самозанятый

Самозанятый — это человек, который работает сам на себя и уплачивает налог со своего дохода. Его деятельность контролируется ФЗ № 422 от 27.11.2018. Режим самозанятых проводится в рамках эксперимента и действует до декабря 2028 года.

Самозанятый является физическим лицом, ведущим предпринимательскую деятельность, поэтому для него предусмотрена своя система налогообложения. В 2026 году налог для самозанятых (налог на профессиональный доход, или НПД) составляет 4% или 6% с дохода в зависимости от того, кто является заказчиком — физическое лицо, юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (ИП).

Стать самозанятым может любой гражданин РФ, а также граждане ряда других стран, имеющие право на работу на территории РФ. Сферы деятельности самозанятых могут быть разными: услуги красоты, ремонт, строительство, консультирование, продажа товаров и многое другое, однако, согласно ст. 4 ФЗ № 422, всё же есть ряд ограничений. Например, самозанятые не могут перепродавать товары, продавать акцизные товары и полезные ископаемые.

Также важно, чтобы годовой доход самозанятого не превышал установленного лимита (на 2026 год это 2,4 млн рублей), иначе ему следует зарегистрировать ИП или создать общество с ограниченной ответственностью (ООО) и переходить на другую систему налогообложения.

Почему организациям выгодно работать с самозанятыми

Работа с самозанятыми для компаний имеет ряд преимуществ:

• Экономия ресурсов. Организация не предоставляет самозанятому рабочее место, не оплачивает НДФЛ, больничные, отпуска, льготы и премии.
• Меньше бюрократии. С самозанятым возможна проектная работа, то есть можно привлекать специалиста только по необходимости, без трудовых обязательств перед ним. Не нужно составлять трудовые договоры, вести учёт рабочего времени и оформлять другие документы по выплатам отпускных и больничных.
• Больше экспертизы и разнообразия. Для разных проектов могут быть привлечены специалисты с разной экспертизой, наиболее подходящей под конкретную задачу. Также компания не ограничена территориально: возможно привлечение специалистов из любого региона в условиях удалённой работы, что позволяет найти лучшего исполнителя.
• Возможность гибкого сотрудничества. При работе с самозанятыми организации могут легко сокращать или расширять команду в зависимости от интересов компании.

Какие задачи можно поручать самозанятым

Самозанятые могут работать в любом виде деятельности, например, в области:

• IT-разработки;
• маркетинга и рекламы;
• фото- и видеосъёмки;
• обучения и репетиторства;
• бухгалтерских и консультационных услуг;
• бытовых услуг и ремонта;
• производства и продажи собственной продукции.

Существуют запрещённые для самозанятых виды деятельности. Полный список прописан в ст. 4 закона № 422-ФЗ. Вот некоторые из них:

• перепродажа чужих товаров;
• добыча и продажа полезных ископаемых;
• оказание услуг в качестве адвокатов, нотариусов, арбитражных управляющих, медиаторов;
• посредническая деятельность: работа по агентским договорам, договорам комиссии или договорам поручения;
• доверительное управление имуществом;
• сдача в аренду коммерческой недвижимости — самозанятые могут сдавать только жилые помещения;

• торговля подакцизными товарами, например, алкогольной и никотиновой продукцией, пивом, бензином;
• продажа маркированных товаров, например, шуб, обуви, духов, фотоаппаратов.

При постановке задач самозанятому важно соблюдать ключевой принцип: конечный результат должен быть конкретным и измеримым.

Пример задач для копирайтера.

Плохо: Написать статьи в блог

Хорошо: Написать 10 статей в блог за месяц (указать темы статей)

Какие существуют ограничения и риски при работе с самозанятыми

Часть ограничений и рисков при сотрудничестве с самозанятыми касается самого режима НПД, другие связаны с возможными ошибками в оформлении отношений между работодателем и исполнителем.

Ограничения режима НПД

• Самозанятый не может иметь наёмных сотрудников.
• Доход не должен превышать 2,4 млн рублей в год.
• Нельзя заниматься перепродажей товаров и торговлей маркированной продукцией.
• Нельзя совмещать НПД с другими налоговыми режимами.
• Нельзя работать по агентским и посредническим схемам. Исключение — доставка: самозанятый может быть курьером и принимать оплату от покупателей. Но при этом он должен использовать онлайн-кассу заказчика или формировать чек через приложение «Мой налог» на всю сумму без агентского вознаграждения.

Риски для бизнеса при неправильной работе

• Переквалификация отношений в трудовые и, как следствие, доначисление НДФЛ и страховых взносов.
• Штрафы и пени со стороны Федеральной налоговой службы (ФНС).
• Повышенные штрафы за повторные нарушения, а также усиление контроля со стороны налоговых органов.

В целом риски одинаковые и для работодателя-ИП, и для ООО. Однако есть несколько нюансов. Штраф за подмену трудового договора гражданско-правовым для ИП будет ниже, чем для юридических лиц.

Также из-за неправильного сотрудничества с самозанятыми компания может попасть в реестр недобросовестных работодателей Роструда. В этом случае она не сможет участвовать в гостендерах или получить льготный кредит.

Признаки, по которым сотрудничество может быть переквалифицировано в трудовые отношения

Закон не запрещает постоянное сотрудничество с самозанятыми. Однако в этом случае для работодателя есть риск переквалификации отношений в трудовые. Это означает, что компании придётся выплатить за самозанятого все положенные налоги и сборы, а также заплатить штраф.

Есть несколько признаков, которые могут послужить поводом для проверки работодателя со стороны ФНС:

• массовый перевод сотрудников в статус самозанятых;
• регулярные фиксированные выплаты одному исполнителю;
• описание в договоре должностных обязанностей, а не конкретного измеримого результата. Например, вместо «ведение бухучета» лучше написать «подготовка бухгалтерской и налоговой отчётности за I квартал 2026 года»;
• отсутствие чёткого технического задания с этапами и критериями приёмки;
•  наличие чёткого графика работы и контроль процесса со стороны работодателя;
•  выполнение работ полностью с использованием ресурсов заказчика: материалы, инструменты, оборудование, техника, ПО.

Как избежать переквалификации в трудовые отношения

Собрали основные правила, которые помогут работодателю избежать переквалификации отношений.

• Не привлекать бывших сотрудников. Самозанятый не может сотрудничать с компанией, в которой он состоял в штате, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Это правило не зависит от того, на каких условиях он уволился.
• Правильно составлять договор гражданско-правового характера (ГПХ). Документ не должен содержать признаков трудовых отношений. К ним относятся, например, фиксированный график работы, социальные гарантии, ежемесячные выплаты в определённые даты.
• Ставить конкретные задачи. Задачу для самозанятого лучше сформулировать как конкретное задание с измеримым результатом, а не как должностные обязанности. Например, для копирайтера: не ведение корпоративного блога, а написание конкретного количества статей и постов.
• Не контролировать процесс работы. Работодателю не следует устанавливать для самозанятого график работы, запрашивать регулярные отчёты, привлекать для участия в планёрках. Исполнитель должен выстраивать процесс работы над проектом самостоятельно.
• Не выстраивать иерархию отношений. В отличие от штатного сотрудника, у самозанятого не должно быть непосредственного руководителя.
• Не заключать договор на длительный срок. Для работодателя оптимально заключать с самозанятым договор на небольшой срок, например, для выполнения конкретных работ или услуг.

Как работать с самозанятыми в 2026 году: пошаговый алгоритм

При работе с самозанятыми работодателю важно соблюдать несколько этапов.

Шаг 1. Проверка статуса НПД перед началом работы

Убедитесь, что исполнитель действительно имеет статус самозанятого. Проверка поможет в дальнейшем избежать рисков: самозанятый в один клик может сняться с учёта и стать физлицом, а если вы переведёте деньги физлицу, придётся заплатить налоги. Причём выясниться это может только в конце года, если самозанятый не предупредит о смене статуса.

Как проверить: можно запросить справку, подтверждающую статус. Она формируется в приложении, в котором самозанятый платит налог, например в приложении «Мой налог». Можно подстраховаться и проверить статус самозанятого перед платежом с помощью ИНН на сайте налоговой.

Проверка любых контрагентов перед началом работы — базовое правило безопасности. Для удобства и экономии ресурса можно подключить сервисы для снижения рисков от УБРиР. Они помогут оценить риски взаимодействия с контрагентом и подскажут, стоит ли заключать договор.

Шаг 2. Заключение договора

Это гражданско-правовой договор между заказчиком и исполнителем, который регулирует их отношения. Важно, что эти отношения не должны даже отдалённо напоминать трудовые — например, нельзя указывать, в какое время сотрудник должен работать, требовать приезжать в офис и соблюдать должностную инструкцию.

Что прописать в договоре:

• чётко указать задание, результат и срок, в который должна быть выполнена работа;
• обязать самозанятого присылать вовремя закрывающие документы, сообщать, если его статус изменится, и оплачивать убытки компании в случае нарушения этого пункта;
• указать ответственность самозанятого за подделку и несогласованное аннулирование чека, в том числе финансовую.

Договор обычно заключают в письменной форме (ст. 161 ГК РФ). Он будет непреложным доказательством условий соглашения. Если вы письменно зафиксируете права и обязанности обеих сторон, сроки и оплату услуг, то в спорных ситуациях сможете защитить свои интересы.

Однако в некоторых случаях устный договор также возможен. Согласно статье 159 ГК РФ, устно можно совершать сделки, которые исполняются сразу же — то есть в момент заключения. Например, если самозанятый консультирует клиента и сразу получает оплату. В спорных случаях доказать силу устного договора возможно при наличии свидетельских показаний, переписки, записей разговоров, что уже сложнее.

В УБРиР есть сервисы для бизнеса, с помощью которых вы сможете быстро составить договор с самозанятым, а также получите правовую поддержку по трудовому законодательству и другим вопросам бизнеса

Этап 3. Фиксация результата работ

По окончании работы самозанятый предоставляет заказчику чек и акт сдачи-приёмки. Акт помогает:

• зафиксировать объём и качество товаров, услуг;
• избежать споров, если заказ сдаётся поэтапно;
• подтвердить, что услуга оказана, даже если чек аннулирован, например, из-за технической ошибки.

Этап 4. Проведение оплаты

После того как заказ выполнен и акт выполненных работ подписан, работодатель должен провести оплату самозанятому. Это можно сделать двумя способами: безналичным переводом или наличными.

Безналичная оплата. Оплату можно переводить физлицу на карту. Если самозанятый имеет статус ИП на НПД, деньги можно перевести на его расчётный счёт или карту. Закон не запрещает использовать личные счета для оплаты услуг.

Важно: с 1 апреля 2026 года в поле «Назначение платежа» нужно подробно прописывать, за что именно переводится оплата: название товара или услуги, номер и дату договора, товарные документы. Общий объём ограничен 210 символами.

Наличная оплата. Закон разрешает платить самозанятому наличными. Для расчётов между юрлицами и ИП действует ограничение в 100 000 ₽ по одному договору.

Этап 5. Получение чека через приложение «Мой налог»

Главное подтверждение работы от самозанятого — чек. Самозанятый формирует его после выполнения работы в своём приложении и отправляет заказчику.

Для работодателя чек — единственный документ для отчёта перед налоговой об оплатах и выполненных работах. При получении чека проверьте, что в нём указаны верные данные: правильное название организации или ИП, корректный ИНН заказчика, Ф. И. О. и ИНН самозанятого, описание и стоимость услуги.

Чтобы избежать проблем с налоговой, проверьте чек на подлинность. Сделать это очень легко: на каждом чеке есть QR-код, на который можно навести камеру и просмотреть оригинал на сайте налоговой. Если страница не откроется, значит, чек никогда не существовал либо аннулирован. Для самозанятого беспричинное аннулирование чека грозит штрафами, а для организации это чревато бюрократической нагрузкой, уплатой НДФЛ и страховых взносов. Чек может быть аннулирован самозанятым только в случае ошибки заполнения данных либо при возврате средств заказчику.

Если вы обнаружили, что чек аннулирован или подделан, обратитесь к исполнителю с требованием оформить чек задним числом — такая возможность предусмотрена в приложении «Мой налог». В случае отказа подавайте жалобу на сайте ФНС или в отделении налоговой инспекции.  

Этап 5. Хранение подтверждающих документов

Все документы, которые подтверждают взаимоотношения с самозанятыми, нужно сохранять. Срок хранения документов — 50 лет (п. 301 приказа Росархива № 236). 

Хранить нужно:

• договор ГПХ;
• акт выполненных работ;
• чеки из приложения «Мой налог».

Хранить документы можно в бумажном или электронном формате. Если вы выбрали электронный формат, нужно соблюсти несколько условий:

• Документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (НЭП).
• Электронный архив должен обеспечивать целостность файлов: это гарантирует, что после подписания документ не был изменён.
• Есть возможность в любой момент выгрузить и предоставить документы по запросу контролирующих органов в течение всего срока хранения.

Что делать, если самозанятый потерял свой статус

Самозанятый в любой момент может потерять или сменить статус и не предупредить об этом работодателя. Например, если его годовой доход превысит установленный лимит в 2,4 млн рублей или его лишат статуса за перепродажу товаров, наём сотрудников и так далее.

Если работодатель продолжит сотрудничество с таким самозанятым, он понесёт убытки. В случае перевода денег физическому лицу компания квалифицируется как налоговый агент и у неё появляется ряд обязательств (ст. 226 и 230 НК РФ):

• выплата 13% НДФЛ с вознаграждения, перечисленного физлицу, утратившему статус самозанятого;
• уплата 15–30% страховых взносов.

Если не уплатить налоги самостоятельно, то налоговая инспекция обяжет это сделать, а также назначит штраф.

Кроме того, при работе с физическим лицом компании придётся подготовить разные виды отчётности о сотрудничестве: ЕФС-1, 6-НДФЛ, РСВ.

Чтобы не сталкиваться с этими проблемами, периодически проверяйте статус исполнителя. Также не забудьте зафиксировать в договоре обязанность исполнителя информировать заказчика об изменении своего статуса и пропишите выплату неустойки, равную сумме расходов, которые понесёт компания.

Нововведения 2026 года в работе с самозанятыми

В 2026 году уже введены или планируются изменения, которые повлияют на работу с самозанятыми.

Социальное страхование. С 2026 года по 2028 год включительно вводится добровольное социальное страхование для самозанятых. Это означает, что они имеют право оформить страховку на случай временной нетрудоспособности и получать оплачиваемые больничные. Для этого самозанятый должен подать заявление до 30 сентября 2027 года, выбрать страховую сумму и регулярно оплачивать взносы.

Пример заявления на оформление добровольного социального страхования  

Закон о платформенной экономике. Вступает в силу с 1 октября 2026 года. Закон вводит технические ограничения на сотрудничество самозанятых с одним заказчиком через цифровые платформы. К платформам относятся: маркетплейсы, агрегаторы такси или доставки, биржи труда.

Блокировка повторного взаимодействия компании и самозанятого будет действовать при одновременном выполнении двух условий:

• сотрудничество длится более шести месяцев;
• в каждом из этих месяцев самозанятый работает на одного заказчика более 160 часов. Нагрузка в 160 часов в месяц соответствует полной занятости по графику 5/2. Именно это регулятор рассматривает как признак подмены трудовых отношений.

В этом случае цифровая платформа должна будет автоматически ограничить взаимодействие компании с самозанятым на два месяца.

Ужесточение контроля сотрудничества работодателя и самозанятого. С 2026 года налоговые органы усилят проверку компаний, которые массово работают с самозанятыми. С 16 февраля 2026 года действует приказ Минтруда РФ от 19.11.2025 № 657н, который вводит два уровня мониторинга с разными критериями и периодичностью.

Годовой мониторинг: ФНС передаёт сведения за 12 месяцев о компаниях и ИП, одновременно соответствующих трем условиям:

• количество самозанятых — более 35;
• среднемесячный доход каждого самозанятого от сотрудничества с компанией — более 35 000 рублей;
• средняя продолжительность сотрудничества — более 3 месяцев.

Квартальный мониторинг. ФНС передаёт сведения за квартал о компаниях и ИП, одновременно соответствующих трём условиям:

• количество самозанятых — более 10;
• среднемесячный доход каждого самозанятого от сотрудничества с компанией — более 25 000 рублей;
• самозанятый в предыдущем квартале сотрудничал с этой же компанией.

Формальное соответствие данным критериям не означает автоматического нарушения. Это повод для более тщательной проверки со стороны ФНС.

Частые вопросы: как работать с самозанятыми

Кто такие самозанятые?

Самозанятые — это физические лица, которые платят налог на профессиональный доход (НПД) и могут оказывать услуги без регистрации ИП.

Нужно ли заключать договор с самозанятым?

Да, договор рекомендуется заключать. Это позволит зафиксировать условия сотрудничества, предмет услуг и подтвердить, что отношения не являются трудовыми.

Как проверить статус самозанятого?

Статус можно проверить через приложение «Мой налог» или официальный сервис ФНС по ИНН перед началом работы и оплатой услуг.

Можно ли работать с самозанятым без чека?

Нет, чек является обязательным подтверждением дохода самозанятого. Без чека расходы бизнеса могут быть признаны неподтверждёнными.

Что будет, если самозанятый потеряет статус НПД?

Если статус утрачен до оплаты, сотрудничество нужно пересмотреть. Если статус утрачен после оплаты — важно проверить корректность оформления и наличие чека на момент сделки.

Какие риски есть при работе с самозанятыми?

Основные риски — переквалификация отношений в трудовые, доначисление налогов, штрафы за отсутствие чеков и претензии ФНС при регулярных выплатах одному исполнителю.

Когда ФНС может признать отношения трудовыми?

Если есть признаки трудовых отношений: фиксированный график, подчинение правилам компании, регулярные выплаты и выполнение функций штатного сотрудника.

Как ИП безопасно работать с самозанятыми в 2026 году?

Важно проверять статус НПД, оформлять договор, техническое задание и акт приёмки, получать от самозанятого чек за выполненную работу, избегать признаков трудовых отношений и учитывать усиленный контроль со стороны ФНС.

Список источников

• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_311977/
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_345020/
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/
• http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202602050014

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»