Бизнес-карта — это не просто банковская карта, которая привязана к счёту компании или ИП. Это эффективный инструмент для управления финансами. Рассказываем, какие потребности бизнеса можно закрыть с помощью корпоративной карты и как правильно ею пользоваться.
Корпоративная карта под разные потребности бизнеса
Корпоративная карта открывает клиенту банка круглосуточный доступ к финансам бизнеса и делает оплату нужд предприятия оперативной и удобной.
Виды бизнес-карт можно выделить по трём критериям.
По типу средств бизнес-карты бывают:
- Дебетовые. Это наиболее распространённый вид бизнес-карты, когда предприниматель и компания расходуют собственные средства.
- Кредитные. Банк открывает кредитный лимит на специальном счёте корпоративной карты. Это позволяет бизнесу тратить не только свои деньги, но и кредитные средства.
По наличию имени владельца бизнес-карты выделяют:
- Неименные. На карте нет имени пользователя, поэтому предприниматели и компании получают её сразу при обращении в банк. Использовать такую бизнес-карту может любой сотрудник.
- Именные. Клиенты банка заказывают карту заранее, так как на неё наносится имя держателя. Владелец компании может пользоваться такой картой сам или оформить её для любого сотрудника.
По типу носителя бизнес-карты есть:
- Пластиковые. Это распространённый формат. Пользователь носит такую карту с собой и прикладывает к терминалу, когда хочет оплатить покупки.
- Цифровые. Эти карты не выпускаются на физическом носителе — клиент пользуется ими через свой смартфон или компьютер. У цифровых карт те же возможности, что и у пластиковых, но их нельзя потерять: реквизиты содержатся в мобильном приложении и в интернет-банке.
Одна карта — много возможностей
Бизнес-карта позволяет решать разнообразные рабочие задачи без лишних усилий и временных затрат.
Самоинкассация. С бизнес-картой не нужно подстраиваться под режим работы банковских отделений, стоять в очереди и оформлять документы, чтобы внести наличные на счёт через кассу банка. Это можно сделать в любое время в ближайшем банкомате с помощью корпоративной карты. Деньги поступят на расчётный счёт в тот же день.
Вносить наличные с помощью бизнес-карты выгоднее, потому как комиссия за такую операцию ниже, чем за внесение наличных в отделении банка. Узнать условия тарифов бизнес-карт УБРиР можно на сайте.
Безналичная оплата картой. Не нужно снимать наличные или ждать, пока выставят счёт: бизнес-карта позволяет мгновенно рассчитываться за покупки онлайн или через терминал. При оплате бизнес-картой вы не платите за перевод, а значит, экономите на банковском обслуживании.
Партнёр видит оплату, и предприниматель получает товар или услугу здесь и сейчас, а не после подтверждения безналичного перевода с одного расчётного счёта на другой
Снятие наличных с карты. Нет необходимости подстраиваться под режим работы офиса банка, чтобы снять деньги с расчётного счёта. С бизнес-картой наличные всегда под рукой. Снять средства можно в банкоматах в любое удобное время. Например, в УБРиР большая сеть собственных и партнёрских банкоматов — с их перечнем можно ознакомиться на сайте.
Страхование рисков по бизнес-карте. У корпоративной карты есть специальная услуга, которая даёт бизнесу гарантию возврата денег, если наступит страховой случай. В каждом банке свой перечень таких ситуаций. Например, в УБРиР в пакет страхования входят следующие риски:
- Если клиент потерял карту или её украли и мошенники списали с неё деньги.
- Клиента ограбили, когда он снимал наличные в банкомате.
- Мошенники получили информацию о карте клиента через фальшивый сайт и украли деньги.
- Мошенники скопировали данные карты в банкомате с помощью магнитной ленты и списали деньги.
- Клиент потерял или сломал карту — её перевыпустят.
Дополнительные бонусы. Для тех, кто оплачивает покупки бизнес-картой, часто действуют скидки и акции. Например, в УБРиР есть кешбэк на АЗС — 5%. Ещё можно получить бонусы в размере 25% за оплату услуг транспортной компании «Деловые Линии». Актуальные акции и предложения по бизнес-карте можно найти на сайте УБРиР.
Покупки по бизнес-карте: что можно и что нельзя
С помощью бизнес-карты предприниматели и компании оплачивают следующие категории корпоративных расходов.
Траты, которые связаны с основной деятельностью компании: закупка сырья, материалов и оборудования, расчёты с поставщиками, оплата услуг подрядчиков.
Командировочные и представительские расходы: оплата билетов, проживания в отелях, аренды автомобиля, питания, суточных сотрудникам и других расходов, которые связаны с рабочей поездкой.
Хозяйственные и накладные траты: покупка канцтоваров, офисного оборудования и мебели, оплата подписки на корпоративный мессенджер, доставки, ремонтных работ, уборки помещений, услуг связи и интернета, аренды помещения, коммунальных услуг и других нужд организации.
Транспортные расходы: оплата бензина и обслуживания служебного автомобиля.
Реклама в интернете и социальных сетях: бизнес-карту можно привязать к рекламному кабинету и оплачивать продвижение через неё.Корпоративная карта закрывает многие цели бизнеса. При этом есть задачи, для которых этот инструмент использовать нельзя.
Какие оплаты можно делать только с расчетного счета
Выплачивать заработную плату. Для оплаты корпоративных расходов бизнес-картой, предпринимателю нужны документы, которые подтверждают целевое использование денег. В случае с выплатой заработной платы целевое использование денежных средств подтвердить нельзя, поэтому расчёты с сотрудниками осуществляются только в рамках зарплатных проектов или путём перевода заработной платы на счёт работника с расчётного счёта организации. С помощью бизнес-карты зарплату выдать не получится.
Уплачивать социальные платежи. Бизнес-карта не позволяет переводить платежи в социальные службы и внебюджетные фонды. Оплату таких расходов нужно осуществлять с расчётного счёта компании.
Оплачивать расходы на обслуживание расчётного счёта. Оплату комиссий банка в рамках обслуживания расчётного счёта надо производить исключительно с расчётного счёта предпринимателя.
Важно помнить, что все покупки и снятие наличных фиксируются в выписке по счёту корпоративной карты и за каждое действие предпринимателю и компании придётся отчитаться.
Бизнес-карта для компаний и ИП
Бизнес-карту могут оформить ИП и компании, но возможности этих категорий клиентов различаются.
Бизнес-карта для компаний. Согласно статье 66 ГК РФ деньги и другое имущество компании не принадлежат её учредителю и участникам, поэтому они не могут оплачивать такой картой личные покупки.
Бизнес-карта для ИП. У предпринимателей на упрощённой системе налогообложения 6%, ЕНВД или патенте больше возможностей по бизнес-карте. Эти клиенты банка могут тратить деньги на нужды компании и личные покупки, например на оплату сырья для производства и холодильника себе домой. Налоговая не проверяет расходную часть у таких предпринимателей, поэтому им не нужно вести бухгалтерский учёт.
Владелец бизнеса может привязать к одному расчётному счёту несколько карт, выдать их сотрудникам и контролировать в режиме онлайн в интернет-банке Бизнес Лайт 2.0. С его помощью можно устанавливать лимиты на операции, просматривать их историю, пополнять корпоративный счет карты, а также заблокировать или разблокировать карту.
В интернет-банке можно установить лимит расходов в месяц и сутки для каждой карты
Корпоративная карта: удобный учёт бизнес-расходов в бухгалтерии
Все покупки и снятие наличных фиксируются в выписке по счёту корпоративной карты, поэтому компании, ИП на УСН 15% и общей системе налогообложения должны отчитываться за потраченные деньги. Для этого предпринимателям надо собирать чеки, квитанции, акты и другие подтверждающие документы.
Чтобы отразить расходы по бизнес-карте, понадобится также авансовый отчёт. Сотрудники и владелец компании составляют его по форме, которая установлена законом. Это правило не касается ИП, если у него нет сотрудников: предприниматель может подготовить только подтверждающие документы.
Если держатель карты подтвердил документами все операции по корпоративной карте, у налоговой не возникнет вопросов по этим расходам
Между безналичными платежами и снятием наличных важно соблюдать баланс. Банк России рекомендует ИП и компаниям снимать наличными не более 30% от общего оборота по расчётному счёту — это касается и снятия денег с бизнес-карты.
Подтверждать целевое использование наличных, которые предприниматель снял с корпоративной карты, нужно так же, как и при безналичной оплате. Если средства не пригодились, их нужно вернуть в бухгалтерию — такие операции фиксируются в приходном ордере.
Расходы по бизнес-карте нужно отражать в бухгалтерии с применением трёх счетов:
- счёт 55 «Специальные счета в банках», если для карты открыт специальный счёт;
- счёт 51 «Расчётный счёт», когда для платежей используется расчётный счёт компании;
- счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» для покупок, которые оплачивают сотрудники.
Оформить бизнес-карту легко
Шаг 1. Открыть расчётный счёт. Бизнес-карту можно оформить только при наличии расчётного счёта, поэтому первое, что нужно сделать, — это определиться с обслуживающим банком и открыть расчётный счёт. Например, в УБРиР это можно сделать онлайн — достаточно заполнить заявку на сайте. Менеджер банка приедет в удобное для вас место и время, чтобы оформить необходимые документы.
Шаг 2. Оформить заявление на выпуск бизнес-карты. Чтобы подать заявку в УБРиР, можно использовать образец документа на сайте банка.
Если ИП или компания оформляет бизнес-карту на конкретного сотрудника, понадобится его паспорт, заявление и доверенность от руководителя, которая даёт право распоряжаться деньгами. Образец такого заявления есть на сайте УБРиР.
Шаг 3. Получить бизнес-карту. Менеджер привезёт карту в удобное для вас место, или вы можете получить её в офисе банка.
