Расчётный лист в 2026 году: инструкция для работодателей

Каждый работодатель обязан выдавать сотрудникам расчётный листок при выплате зарплаты — это прямое требование статьи 136 Трудового кодекса РФ. Разобрали, что указывать в документе и сколько раз в месяц его выдавать, что нужно для перехода на электронные листки и как избежать частых ошибок и штрафов.

Содержание:

Что такое расчётный лист и зачем он нужен

Обязательно ли выдавать расчётные листы работникам в 2026 году

Что должно быть в расчётном листке

Когда и как выдавать расчётный лист по заработной плате

Электронные расчётные листки в 2026 году

Частые ошибки при заполнении

Ответственность за нарушения

Коротко о главном

Список источников

Что такое расчётный лист и зачем он нужен

Расчётный лист (РЛ) — это документ, в котором работодатель подробно расписывает, из чего состоит зарплата: какие были начисления и за что, какая сумма ушла на уплату налогов и других удержаний, сколько денег работник получит «на руки».

Зачем нужен листок:

• Прозрачность — сотрудник видит, как формируется его зарплата.
• Подтверждение выплат — если возникнет спор, листок докажет, что деньги были начислены правильно.

Обязательно ли выдавать расчётные листы работникам в 2026 году

Согласно ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан выплачивать зарплату дважды в месяц, но расчётный лист он может выдавать один раз, с первой или со второй частью выплат. При этом неважно, получает сотрудник деньги наличными или на карту, — РЛ нужен в любом случае.

Расчётный лист по зарплате должны получать все работники, в том числе сезонные, по срочному договору и дистанционные. Если человек работает по совместительству, ему выдают листок на каждую должность.

Когда у сотрудника нет выплат, например из-за больничного или декрета, выдавать «нулевой» РЛ не нужно. Если нет зарплаты, значит, нет и информации, которую можно отразить в документе.

Листок не оформляют, если человек работает по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Это уже отношения не сотрудника и работодателя, а заказчика и исполнителя, которые регулирует Гражданский кодекс. Если выдать подрядчику РЛ, налоговая может посчитать это признаком трудовых отношений и обяжет платить налоги.

Что должно быть в расчётном листке

В трудовом законодательстве нет чётких требований к форме расчётного листка, поэтому его можно разработать самостоятельно. Но каждый раз менять документ не получится — образец должен быть закреплён в нормативных актах компании. Если применять форму, которую не утвердили во внутренних документах, при проверке налоговой это могут посчитать нарушением, что повлечёт за собой штраф.

Какие данные указывать в РЛ

В ст. 136 ТК РФ перечислено, что должно быть в расчётном листе сотрудника:

1. Сколько начислили за соответствующий период. Установленный должностной оклад, районные коэффициенты, выплаты за работу в особых условиях, премии, отпускные, матпомощь, компенсация за задержку зарплаты и отпускных и другие выплаты.
2. Сколько удержали и почему. НДФЛ, взносы в профсоюз, алименты и другие удержания.
3. Сколько выдали «на руки». Сумма после всех вычетов.

В расчётном листке не отражают командировочные и выплаты, которые сотрудник получает через ФСС, например пособие по уходу за ребёнком или больничный.

В листок необходимо включить информацию о компании и работнике:

• Название компании, реквизиты.
• Должность и Ф. И. О. сотрудника.
• Табельный номер.
• Подразделение.

Закон не требует, чтобы в документе были подписи руководителя и лиц, которые отвечают за выдачу листков. Но в компании могут закрепить форму РЛ с подписью и печатью.

Расшифровка основных полей расчётного листа

Расчётный лист содержит ряд разделов, вот некоторые из них: 

• Начислено — сумма, начисленная сотруднику за отчётный период (зарплата, премии, надбавки и другие выплаты).
• Удержано — суммы, удержанные из начисленной зарплаты по различным основаниям (налоги, взносы, штрафы).
• Выплачено — сумма, фактически полученная работником «на руки» или перечисленная на его счёт в течение расчётного периода.
• К выплате — итоговая сумма, которую работник получит «на руки» после всех начислений и удержаний.

Некоторые компании в расчётных листках вместо названий выплат и удержаний используют коды, которые обозначают вид выплаты. Работодатель обязан предоставить сотруднику расшифровку кодов: указать информацию в расчётном листке или ознакомить сотрудников с внутренним положением компании, в котором представлены коды и их расшифровка.

Приводим таблицу с несколькими наиболее распространёнными кодами с расшифровкой.

Когда и как выдавать расчётный лист по заработной плате

В Трудовом кодексе нет строгих правил, по которым надо выдавать РЛ. Но существуют письма от Минтруда и другие рекомендации, которых надо придерживаться.

Сроки выдачи

День выдачи расчётного листка работодатель определяет самостоятельно. Однако важно соблюдать определённые правила, чтобы не нарушить закон.

• Выдавать РЛ нужно в день зарплаты или раньше.
• Выдавать РЛ достаточно один раз в месяц при выплате заработной платы. Такую рекомендацию даёт Роструд в письме от 03.07.2024 № ПГ/12276-6-1. Это связано с тем, что именно к концу месяца уже определены все составляющие зарплаты (оклад, премии, компенсации, удержания). 
• Отпускные не считаются выплатой заработной платы за отработанное время, поэтому при уходе в отпуск отдельный РЛ на отпускные выдавать не нужно (письмо Роструда от 03.07.2024 № ПГ/12276-6-1). Сумма перечисленных отпускных включается в расчётный листок за тот месяц, в котором их выплатили. 
• Если сотрудник увольняется, то по ст. 140 ТК РФ производить окончательный расчёт и выдавать лист нужно в день увольнения.

Может ли сотрудник запросить расчётный лист раньше срока? 

Да, сотрудник может запросить расчётный лист за любой период с момента начала работы в организации. Для этого необходимо письменное заявление сотрудника. Работодатель обязан предоставить расчётный лист в течение трёх рабочих дней с даты подачи заявления.

В заявлении обязательно укажите период, за который вы хотите получить расчётные листки

Способы выдачи

Вот какие способы существуют:

• Бумажный вариант — лично в руки сотруднику. Передавать через других людей или просто положить на стол нельзя, потому что информация о зарплате считается конфиденциальной. РЛ можно вручить доверенному лицу, если есть письменное разрешение от самого сотрудника.
• Электронный вариант — листок приходит в личный кабинет сотрудника в специальной HR-системе. Для этого в компании должен быть внедрён электронный документооборот.

Можно ли отправлять листок по электронной почте или через мессенджеры?

Согласно рекомендациям Минтруда, высылать РЛ на электронную почту можно, только если в компании ввели электронный документооборот и получили согласия от сотрудников (письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296). 

Порядок передачи РЛ сотруднику необходимо установить в одном из документов: трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Подтверждение

Закон не требует, чтобы работодатель собирал подписи от сотрудников. Но так как за невыдачу листка грозит штраф, компания должна позаботиться о подтверждениях самостоятельно.

Если компания выдаёт печатные РЛ, лучше завести журнал учёта для подписей. Кроме того, можно сделать листок в двух экземплярах и просить расписываться на том, который остаётся у работодателя. Согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 эти документы нужно хранить в течение шести лет.

Если РЛ выдают в электронном варианте, системы автоматически фиксируют, что листок был отправлен и получен. Дополнительные подписи и другие доказательства не нужны.

Плюсы и минусы бумажных и электронных листов

Электронные расчётные листки в 2026 году

Вот что надо сделать, чтобы перевести расчётные листки в электронный формат:

1. Издать приказ о переходе на электронные листки. Новый порядок также надо закрепить во внутреннем документе компании, например в положении об оплате труда или в правилах трудового распорядка.
2. Получить согласие от работников и разрешение на обработку персональных данных.
3. Обеспечить защиту данных, чтобы только сотрудник мог получить доступ к своим документам.

Частые ошибки при заполнении

Вот какие ошибки обычно допускают работодатели в расчётных листках:

1. Указывают код начисления или удержания, но не расшифровывают его. Например, 2012 — это отпускные, а 2002 — премия. По закону в РЛ должно быть разъяснено, из чего состоит зарплата работника, поэтому к любому коду надо добавить понятное описание.
2. Забывают указать дату, когда деньги были перечислены на счёт сотрудника или выданы через кассу.
3. Указывают неполный список удержаний и начислений. Нельзя написать только общую сумму. Необходимо объяснить, из чего она состоит.

Все эти ошибки приводят к тому, что сотрудники путаются в цифрах и постоянно обращаются в бухгалтерию. Кроме того, работник может заподозрить компанию в обмане и подать в суд.

Ответственность за нарушения

Если не выдать сотруднику РЛ или не подтвердить его выдачу, работодателю и должностным лицам грозит штраф. Основания — ст. 5.27 КоАП РФ.

При первом нарушении могут просто сделать предупреждение, если из-за ошибки сотрудник не потерял деньги. За последующие нарушения будет штраф, а руководителя имеют право дисквалифицировать от одного года до трёх лет.

Коротко о главном

1. Расчётный листок (РЛ) — обязательный документ. Работодатель должен выдавать его с каждой зарплатой. Это касается всех работников, кроме исполнителей по ГПХ.
2. Главная цель — прозрачность. РЛ показывает, из чего состоит зарплата: начисления, удержания и итоговая сумма «на руки».
3. РЛ можно выдавать один раз в месяц. Увольняющимся — в последний рабочий день.
4. Существуют бумажный и электронный форматы. Если работодатель выдаёт бумажные РЛ, рекомендуют собирать подписи. Электронные листки могут использовать только те компании, где есть ЭДО.
5. Типового бланка расчётного листка нет, но есть обязательные пункты. Это начисления, удержания, данные сотрудника и работодателя.
6. За невыдачу РЛ и другие нарушения грозят штрафы. Для должностных лиц и ИП — 1000–20 000 ₽, для компаний — 30 000–70 000 ₽.

Список источников

• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
• https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/409481555/
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_345020/

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»