Компенсация за отпуск в 2025 году

Если сотрудник не использовал отпуск, работодатель при увольнении обязан выплатить за него денежную компенсацию. А с 1 марта 2025 года — ещё и компенсацию за работу в выходные и праздничные дни, если они не были взяты дополнительными выходными днями или оплачены. В статье рассказали, всегда ли сотрудник имеет право на денежную выплату вместо неиспользованного отпуска и как правильно её рассчитать.

Содержание:

Когда возникает право на компенсацию за неиспользованный отпуск

Правила расчёта компенсации за отпуск

Пошаговая инструкция по расчёту компенсации

Какие сроки выплаты компенсации

Облагается ли компенсация НДФЛ

Штрафы за невыплату компенсаций

Нестандартные ситуации

Когда возникает право на компенсацию за неиспользованный отпуск

Если сотрудник не успел использовать трудовой отпуск, при увольнении работодатель должен выплатить за него денежную компенсацию.

Сотрудники, которые отработали в компании не менее полугода, имеют право на оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней. А некоторые категории работников — на удлинённый отпуск. К ним относятся:

• работники-инвалиды: продолжительность отпуска — не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 №181-ФЗ);
• несовершеннолетние работники: продолжительность отпуска — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• муниципальные служащие: продолжительность отпуска — 30 календарных дней (п. 3 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 №25-ФЗ);
• педагогические работники: от 42 календарных дней и больше в зависимости от категории (Постановление Правительства от 03.04.2024 №415).

Кроме того, некоторые категории работников имеют право на дополнительные отпуска:

• специалисты с ненормированным рабочим днём — не менее 3 календарных дней (ч. 1 ст. 119 ТК РФ);
• сотрудники, занятые на вредных и опасных работах, — не менее 7 календарных дней (ч. 1 и 2 ст. 117 ТК РФ);
• лица, которые работают на Крайнем Севере или в районах, приравненных к нему, — от 16 до 24 календарных дней (ч. 1 ст. 321 ТК РФ).

Для этих категорий сотрудников часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией, даже если сотрудник не увольняется. Исключение составляют работники, которые заняты на вредных или опасных работах, — им заменить отпуск компенсацией нельзя.

Кроме того, нельзя заменить ежегодный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией беременным женщинам и работникам младше 18 лет (ч. 3 ст. 126 ТК РФ). Для данных категорий сотрудников денежная компенсация за неиспользованный отпуск может быть выплачена только при увольнении.

Важно: с 1 марта 2025 года Федеральный закон от 30.09.2024 №339-ФЗ внёс изменения в ст. 153 ТК РФ. Теперь при увольнении сотрудника работодатель обязан выплачивать не только денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, но и за работу в выходные и праздничные дни. Например, сотрудник не использовал день отдыха, который получил за бесплатную работу в праздник. В этом случае при увольнении работодатель должен выплатить за него денежную компенсацию.

Правила расчёта компенсации за отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск может быть полной или частичной (пропорциональной) — в зависимости от того, сколько времени сотрудник проработал в компании.

Полная компенсация. Предусмотрена для сотрудников, которые проработали в компании не менее 11 месяцев со дня трудоустройства (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР от 30.04.1930 №169).

Кроме того, на полную компенсацию имеют право сотрудники, которые проработали от 5,5 до 11 месяцев, но были уволены по особым причинам:

• при ликвидации компании;
• сокращении сотрудников;
• реорганизации бизнеса;
• временной приостановке деятельности предпринимателя;
• поступлении работника на военную службу;
• в случае медицинских противопоказаний у сотрудника.

Из стажа, дающего право на отпуск, следует исключить некоторые периоды:

• время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин;
• время отпусков по уходу за ребёнком до трёх лет (ст. 121 ТК РФ). А вот период нахождения сотрудницы в декрете из стажа для расчёта компенсации не исключается (ст. 121, 261 ТК РФ).

При этом, если сотрудник работал хотя бы половину месяца, такой месяц будет считаться полностью отработанным. Если отработано менее половины месяца, это время исключается из расчёта.

Пропорциональная компенсация. Выплачивают, если сотрудник работал в компании от 5,5 до 11 месяцев.

Рассчитывают пропорциональную компенсацию по формуле: Количество дней отпуска ÷ 12 месяцев × Количество месяцев работы.

За каждый полный отработанный месяц сотрудник получает 2,33 дня отпуска. Если сотрудник уволился после 15-го числа, месяц также считается полным.

Например, работник устроился в компанию 17 января 2025 года, а увольняется 23 мая 2025 года. В этом случае будет считаться, что он проработал четыре полных месяца.

Рассчитываем количество дней: 28 ÷ 12 × 4 = 9,33 дня.

Пошаговая инструкция по расчёту компенсации

Для расчёта компенсации за отпуск нужно знать стаж работы сотрудника в компании, его ежегодный доход (включая премии и бонусы), данные об использованных днях отпуска, брал ли сотрудник больничный в течение расчётного периода.

1. Определите количество неиспользованных дней отпуска.

Неиспользованные дни отпуска рассчитывают по стажу в компании — с первого дня трудоустройства до увольнения. За каждый полный месяц — 2,33 дня отдыха.

Неиспользованные дни отпуска = Продолжительность ежегодного отпуска ÷ 12 × Количество полных месяцев работы − Количество дней использованного отпуска

Если в предыдущие годы сотрудник использовал все дни отпуска, в расчёт нужно брать месяцы работы только за текущий год.

Например, сотрудник работает в компании с 15 февраля 2024 года по 20 мая 2025 года.

Использованный отпуск — 14 дней.

Продолжительность ежегодного отпуска стандартная — 28 дней.

Для расчёта отпускных нужно взять 15 месяцев стажа в компании.

Количество неиспользованных дней отпуска: 28 ÷ 12 × 15 = 14.

В итоге получаем 20,95. Именно за столько дней сотрудник получит компенсацию при увольнении.

2. Определите средний дневной заработок сотрудника.

Если работник трудится в компании больше года, период для расчёта — 12 месяцев до увольнения. Если с начала его работы прошло меньше года, берите промежуток от начала до конца работы включительно.

Для месяцев без пропусков работы количество трудовых дней будет 29,3.

Формула расчёта зависит от того, полностью ли отработан расчётный период или нет:

• Если все дни расчётного периода отработаны полностью, то рассчитывать нужно по формуле:

Средний дневной заработок = Заработок за расчётный период ÷ 12 ÷ 29,3

• Если в расчётном периоде были отпуска, больничные и другие неотработанные дни, то формула для расчёта будет следующей:

Средний дневной заработок = Заработок за расчётный период ÷ ((29,3 × Количество полностью отработанных месяцев) + Количество календарных дней в неполностью отработанных месяцах)

3. Рассчитайте компенсацию.

Сумму компенсации определяют по формуле:

Компенсация = Среднедневной заработок × Неиспользованные дни отпуска

Рассмотрим пример расчёта компенсации.

Сотрудник вышел на работу в компанию 2 декабря 2023 года, а увольняется 24 мая 2025 года.

В июле 2024 года он брал отпуск — 28 календарных дней. Расчётный период для подсчёта компенсации — 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения, то есть с мая 2024 года по апрель 2025 года. За этот период сотрудник заработал 600 000 рублей.

Его стаж в компании составляет 18 полных месяцев.

С начала работы ему положено 42 дня отпуска (18 мес. × 2,33 = 42 дня).

1. Рассчитываем количество дней неиспользованного отпуска: 42 дня – 28 использованных дней = 14 дней.
2. Рассчитываем среднедневной заработок (СДЗ):
• количество полностью отработанных месяцев в расчётном периоде равно 11;
• в неполностью отработанном июле — 2,84 (29,3 ÷ 31 день × (31 день – 28 дней));
• СДЗ равен 1864 рубля (600 000 рублей ÷ (29,3 × 11 месяцев + 2,84 дня)).
3. Определяем сумму компенсации за отпуск.

1864 рубля × 14 дней = 26 096 рублей.

Какие сроки выплаты компенсации

Выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск необходимо в последний день работы сотрудника вместе с заработной платой (ст. 140 ТК РФ). Если работника не было на рабочем месте, выплатить все суммы нужно не позднее одного дня после того, как уволенный работник подаст требование о расчёте.

Облагается ли компенсация НДФЛ

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Удержать НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск необходимо в день её выплаты (ст. 226 НК РФ).

Однако если компенсация выдаётся родственникам умершего работника в порядке наследования, то НДФЛ с неё не удерживается (Письмо Минфина России от 10.05.2015 №03-04-05/33652).

Штрафы за невыплату компенсаций

За невыплату компенсации работодатель может получить штраф (ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ).

Нестандартные ситуации

Может ли неиспользованный отпуск сгореть?

Некоторые люди считают, что через два года отпуск сгорает. Это заблуждение. Оно возникло из ст. 124 ТК РФ, которая запрещает работать более двух лет без отпуска.

Однако в ней говорится не о том, что человек лишается отпуска, а об обязанности работодателя отправить сотрудника отдохнуть. В данном случае ответственность лежит на работодателе. Именно поэтому, если работник не использовал отпуск за два года, при увольнении компания обязана выплатить компенсацию за весь период.

За сколько лет можно требовать компенсацию?

Если сотрудник не брал отпуск на протяжении четырёх лет, может ли он при увольнении требовать компенсацию за неиспользованный отпуск за всё это время?

Конституционный суд разъяснил, что требование компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении не зависит от того, сколько времени прошло с последнего отпуска сотрудника. При увольнении работник имеет право требовать деньги за все неиспользованные дни отпуска. Таким образом, в нашем примере работодатель при увольнении будет обязан выплатить денежную компенсацию за все четыре года, которые сотрудник не был в отпуске.

Чтобы не разбираться самостоятельно в сложных вопросах и избежать ошибок, подключите сервис «Бизнес-юрист» УБРиР. Вы получите комплексную правовую поддержку вашего бизнеса. Профессиональные юристы помогут правильно подготовить и оформить документы, проконсультируют по вопросам законодательства.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: ВКонтакте и Telegram