Учебный отпуск: кто может взять и как его оформить

Если в компании работает студент, работодатель обязан предоставить ему учебный отпуск. Отказать не получится, даже если на этот период заменить сотрудника некому. В статье разобрались, кому положен учебный отпуск и как его оформить.

Содержание:

Как отправить сотрудника в учебный отпуск

Как оплачивается учебный отпуск

Как оформить учебный отпуск

Что ещё важно помнить

Как отправить сотрудника в учебный отпуск

Основные условия предоставления учебного отпуска прописаны в статье 173 ТК РФ. В ней указано, кто имеет право на учебный отпуск с сохранением среднего заработка, а также сроки отпусков.

Кто может взять учебный отпуск

Право на учебный отпуск есть у сотрудников, которые:

• получают высшее образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры либо являются абитуриентами по этим образовательным программам (ст. 173 ТК РФ);
• проходят подготовку кадров высшей квалификации или являются соискателями учёной степени кандидата или доктора наук (ст. 173.1 ТК РФ);
• получают среднее профессиональное образование либо поступают на обучение по такому виду образования (ст. 174 ТК РФ);
• получают основное общее образование или среднее общее образование по очно-заочной форме обучения (ст. 176 ТК РФ).

Чтобы иметь право на учебный отпуск, сотрудник должен успешно проходить обучение. Успешно обучающимся считается тот, кто не имеет задолженности за предыдущий курс или семестр.

На каких условиях предоставляется учебный отпуск

Существует несколько условий, при которых сотрудник имеет право на учебный отпуск:

• Компания работодателя — основное место работы сотрудника (ст. 287 ТК РФ).
• Сотрудник получает среднее профессиональное или высшее образование впервые. При получении второго высшего образования работник не сможет брать учебные отпуска. Однако работодатель обязан отпустить сотрудника, если заключил с университетом или колледжем ученический договор и дал согласие на отсутствие работника во время сессии.
• У колледжа или вуза должна быть государственная аккредитация. Проверить аккредитацию можно на сайте Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки. Если учебное заведение частное, работодатель может установить право работника на отпуск в трудовом или коллективном договоре.

Найти образовательную организацию в реестре можно либо по её названию, либо по номеру свидетельства

• Если сотрудник проходит обучение одновременно в двух образовательных учреждениях, он получит гарантии и компенсации за обучение только по одному из них по своему выбору (ст. 177 ТК РФ).

На какой срок предоставляется учебный отпуск

Это зависит от формы обучения, вида учебного заведения и целей отпуска. В ст. 173 ТК РФ закреплены максимальные сроки отсутствия работника, однако работодатель может увеличить их в трудовом или коллективном договоре.

Ст. 174 ТК РФ устанавливает сроки учебных отпусков для сотрудников, которые совмещают работу с получением среднего профессионального образования по очной и очно-заочной формам обучения.

Продолжительность отпуска в конкретном случае зависит от периода, который указан в справке-вызове от учебного заведения.

Как оплачивается учебный отпуск

Получит ли сотрудник компенсацию за период учебного отпуска, зависит от формы обучения. Работодатель не обязан оплачивать отпуск очникам, абитуриентам и лицам, которые посещали дополнительные курсы. Также не нужно возмещать им стоимость проезда до места учёбы и обратно.

Студентам заочной и очно-заочной форм обучения работодатель обязан оплатить отпуск в размере среднего заработка, а также оплатить проезд до вуза или колледжа и обратно один раз в учебном году. Если работник получает высшее образование, ему нужно возместить проезд полностью, а когда речь идёт о среднем профессиональном — выплатить половину стоимости.

Аспирантам-заочникам сохраняют средний заработок на 30 дней отсутствия. Также оплачивают время, которое они тратят на проезд до места учёбы. Пока сотрудник не окончит аспирантуру, он должен получать один дополнительный выходной каждую неделю с сохранением 50% зарплаты.

Как рассчитать компенсацию за учебный отпуск

Порядок расчёта среднего заработка за время учебного отпуска регулируется ст. 139 ТК РФ и правилами Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 №922.

Учебный отпуск рассчитывают аналогично расчёту отпускных.

1. Определите период для расчёта среднего заработка. Обычно это 12 месяцев, предшествующих началу учёбы. Например, сотрудник предоставил справку-вызов на обучение с 14 марта 2025 года — в расчёт будет входить период с марта 2024 по февраль 2025 гг.
2. Суммируйте зарплату и другие доходы, которые получил сотрудник за расчётный период. Не нужно включать в расчёт больничные пособия, материальную помощь, командировочные.
3. Подсчитайте фактически отработанное время в расчётном периоде. Полностью отработанный месяц составляет 29,3 календарных дня.
4. Разделите суммарный доход сотрудника за расчётный период на фактически отработанные им дни.
5. Полученный средний заработок нужно умножить на количество дней в учебном отпуске.

Пример расчёта учебного отпуска:

Олег работает в дизайнерском агентстве и учится заочно на 3-м курсе института. Его общий заработок за год — 400 тысяч рублей. Сессия в институте длится 20 календарных дней.

Расчёт: 400 000 рублей ÷ 12 месяцев ÷ 29,3 календарных дня × 20 дней отпуска = 22 753 рубля.

Эту сумму работодатель должен выплатить Олегу.

Перечислить оплату за дополнительный отпуск нужно по общим правилам: за 3 дня до его начала. Если работник подал заявление позднее — за 1–2 дня до отсутствия, но выплатить деньги нужно до того, как начнётся отпуск. С уплаченной суммы удерживают НДФЛ.

Как оплачивать учебный отпуск новому сотруднику

Работник имеет право на учебный отпуск, даже если он берёт его в первый рабочий день или отработал только несколько дней. Правила расчёта среднего заработка в этих случаях прописаны в пп. 6-8 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Если сотрудник только устроился в компанию и до начала учебного отпуска успел отработать один или несколько дней, средний заработок исчисляется исходя из размера зарплаты за фактически отработанные дни.

Пример:

Сотрудник пришёл в компанию в марте 2025 года и отработал 1 день, его оклад составляет 60 000 рублей, учебный отпуск предоставляется на 10 календарных дней.

В марте 2025 года — 21 рабочий день при пятидневном графике работы.

За отработанный день сотруднику должно быть начислено:

60 000 рублей ÷ 21 рабочий день × 1 фактически отработанный день = 2857 рублей.

Количество отработанных дней, используемое при расчёте отпускных, составит 0,95 дня (29,3 среднемесячное число календарных дней ÷ 31 календарный день в марте × 1 фактически отработанный день).

Средний дневной заработок сотрудника составит 3007 рублей (2857 рублей ÷ 0,95).

Сумма отпускных составит 30 070 рублей (3007 рублей × 10 дней).

Если сотрудник не успел отработать в компании ни одного дня до того, как ему должен быть предоставлен учебный отпуск, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, должностного оклада.

Как оформить учебный отпуск

Для оформления учебного отпуска необходимы следующие документы:

• Письменное заявление сотрудника на предоставление ему учебного отпуска. Его можно составить в произвольной форме. В документе нужно обязательно прописать срок обучения, который будет указан в справке-вызове. Сотрудник может подать заявление перед началом учебного отпуска.

Важно: работодатель вправе установить специальный срок подачи заявления на учебный отпуск. В этом случае он должен быть прописан во внутренних документах компании.

Образец заявления на предоставление учебного отпуска

• Справка-вызов на предоставление отпуска, которую выдаёт образовательное учреждение. Форма справки-вызова утверждена приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 19 декабря 2013 г. №1368. Проверьте, что в справке-вызове есть сведения: Ф. И. О. сотрудника, форма обучения, специальность, курс и вид испытания (аттестация, экзамен, защита дипломной работы и т. д.). Также в документе должны быть указаны продолжительность обучения, наименование образовательной организации, сведения об аккредитации.

В справке должна быть печать учебного заведения, указаны сроки предоставления отпуска

После получения заявления работодатель готовит приказ о предоставлении сотруднику учебного отпуска. Его можно оформить по форме Т-6 или разработать собственный бланк документа. Если отпуск оплачиваемый, в бухгалтерии оформляют записку с расчётом среднего заработка.

Обратите внимание: приказ на учебный отпуск — обязательный документ. Его необходимо оформить, даже если за сотрудником не сохраняется средний заработок на период обучения.

По возвращении на работу сотрудник обязан предоставить справку-подтверждение о том, что он сдавал экзамены или защищал диплом, — это отрывная часть справки-вызова.

Что ещё важно помнить

• Учебный отпуск нельзя заменить основным или совместить с ним. Даже если даты совпадают, при получении справки-вызова работодатель должен перенести отдых работника на другое время.
• Учебный отпуск считается в календарных днях. Это значит, что, даже если он выпал на праздники, средний заработок за эти дни нужно выплатить.
• Если работник заболел во время сдачи экзаменов или подготовки диплома, он может взять листок нетрудоспособности. Но больничный не оплачивается, а учебный отпуск не продлевается.

Сервис «Бизнес-юрист» от УБРиР поможет вам избежать ошибок при оформлении и расчёте учебных отпусков для сотрудников. Вы сможете быстро и правильно подготовить необходимые документы, а профессиональные юристы помогут разобраться в сложных правовых вопросах и проконсультируют по изменениям законодательства.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: ВКонтакте и Telegram