От выбранного города зависят предложения банка.
Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН
Онлайн-касса — современный тип контрольно-кассовой техники (ККТ). Все данные об операциях, проведённых через такие ККТ, хранятся на фискальном накопителе. Оттуда через интернет они передаются оператору фискальных данных (ОФД) и в Федеральную налоговую службу.
Согласно 54-ФЗ, каждый индивидуальный предприниматель обязан установить онлайн-кассу для печати и выдачи чеков. ИП на упрощённой системе налогообложения (УСН) — не исключение.
В этой статье рассказываем о правилах использования онлайн-касс, исключениях из них, штрафах, которые взимаются за нарушения регламента.
Содержание:
- Какие особенности есть у онлайн-касс
- Какие правила и законы действуют для ИП на УСН
- Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН без сотрудников
- Когда онлайн-касса не нужна
- Можно ли принимать оплату переводом на карту без онлайн-кассы
- Что будет, если не установить онлайн-кассу или допустить нарушения
- Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой
- Как выбрать электронный кассовый аппарат
- Частые вопросы про онлайн-кассы для ИП на УСН
- Список источников
Какие особенности есть у онлайн-касс
Перед началом работы с этим видом ККТ ИП нужно приобрести электронное устройство, фискальный накопитель, подписать договор с оператором фискальных данных (ОФД). ОФД — организации, у которых есть государственное разрешение на хранение информации о налогооблагаемых расчётах и её передачу в Федеральную налоговую службу (ФНС). Перечень аккредитованных ОФД размещён на сайте ФНС.
У онлайн-касс есть несколько важных преимуществ.
- Их использование делает отчётность прозрачней. Налоговая может отслеживать все операции по ККТ, ИП не может скрыть свои доходы.
- Можно зарегистрировать аппарат без посещения налоговой. Для этого достаточно приобрести электронную подпись у оператора фискальных данных.
- Необязательно нанимать бухгалтера. Онлайн-кассы совместимы с аналитическими программами, которые позволяют ИП вести бухгалтерский учет самостоятельно.
- Количество кассовой документации значительно меньше. При использовании онлайн-кассы все данные собираются автоматически в электронном виде.
Какие правила и законы актуальны для ИП на УСН
Упрощенная система налогообложения (УСН) — режим, который могут использовать представители малого и среднего бизнеса. Упрощенный режим доступен при соблюдении следующих условий:
- годовой доход — менее 20 млн ₽ в 2026 году, 15 млн ₽ — в 2027 году, 10 млн ₽ — в 2028 году;
- количество наемных сотрудников — менее 130;
- остаточная стоимость основных средств — менее 218 млн ₽.
Все ИП, работающие на УСН, обязаны устанавливать онлайн-кассы. Предварительно аппарат нужно зарегистрировать в налоговой. Регистрацию аппарата можно пройти на сайте ФНС. Для этого необходимо войти в личный кабинет и использовать электронную подпись. Также чтобы зарегистрировать ККТ, можно посетить налоговую лично.
Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН без сотрудников
Отсутствие у предпринимателя сотрудников не освобождает его от обязанности использовать ККТ.
ИП на УСН без работников должен применять ККТ:
- если ИП принимает оплату от физических лиц;
- если продаёт товары, которые не являются продукцией собственного производства;
- работает с маркированными товарами или подакцизной продукцией;
- оказывает услуги, которые не входят в перечень исключений.
Когда онлайн-касса не нужна
В некоторых случаях предприниматель имеет право работать без онлайн-кассы. Основания для этого прописаны в статье 2 закона № 54-ФЗ.
Исключения для ИП в определённых населенных пунктах
Не на всей территории РФ есть стабильный интернет. Поэтому индивидуальные предприниматели в некоторых населённых пунктах освобождены от обязанности устанавливать онлайн-кассы. Для этого местность должна быть признана труднодоступной. Региональные власти самостоятельно определяют территории с плохим интернетом и включают их в список.
В этих случаях вместо чека ИП имеет право выдавать клиентам документ, распечатанный на компьютере или написанный от руки. В нём должны быть указаны те же реквизиты, что в стандартном кассовом чеке: наименование компании и товара, ИНН, время, дата, адрес расчёта и другая информация. Учёт выданных документов необходимо вести в специальном журнале.
Ещё один вариант — установить онлайн-кассу, но использовать её в автономном режиме. Тогда ИП может распечатывать и выдавать покупателям чеки с помощью аппарата, не передавая данные в налоговую через интернет.
Исключения для предпринимателей, ведущих определённый вид деятельности
ИП освобождается от обязанности применять онлайн-кассу, если осуществляет продажу товаров из установленного списка:
- безалкогольные напитки на розлив;
- изделия религиозного назначения;
- мороженое в киосках;
- печатные журналы, газеты;
- товары на рынках, выставках, в поездах;
- овощи, фрукты на развалах;
- масло, рыба, керосин из цистерн.
Также исключение действует для ИП, работающих по УСН, которые занимаются одним из следующих видов деятельности:
- сдача в аренду жилых помещений, которые находятся в собственности предпринимателя;
- изготовление, ремонт ключей, изготовление мелкой продукции из металла;
- ремонт, реставрация обуви;
- садовые работы, вспашка огородов, распил дров;
- обеспечение учебных заведений продуктами питания;
- приём вторичного сырья, кроме металлического лома и драгоценных камней;
- уход за детьми, больными, престарелыми людьми;
- услуги носильщиков на вокзалах, в аэропортах.
Чтобы уточнить, имеет ли ИП право осуществлять свою деятельность без онлайн-кассы, нужно направить соответствующий запрос в ФНС.
Можно ли принимать оплату переводом на карту без онлайн-кассы
Помимо оплаты через терминал по банковской карте, есть и другие способы приёма безналичных платежей от физлиц: перевод на расчётный счёт через банк, оплата по QR-коду СБП, оплата с использованием электронных кошельков. Однако для всех из них ИП обязательно нужна онлайн-касса.
Перевод по реквизитам счёта. Клиент может перевести оплату на расчётный счёт в отделении банка или через приложение. Продавец обязан пробить чек не позднее следующего рабочего дня после поступления денег на счёт. Принимать платежи от клиентов на личную карту нельзя, для этого у ИП должен быть расчётный счёт. В случае нарушений банк может заблокировать операции, а у налоговой могут возникнуть вопросы к предпринимателю.
Платежи через Систему быстрых платежей (СБП). Оплата по QR-коду СБП приравнена к безналичным расчётам. Это означает, что ИП также нужна онлайн-касса, чтобы сформировать чек и отправить его покупателю по электронной почте или СМС.
Что будет, если не установить онлайн-кассу или допустить нарушения
Федеральная налоговая служба имеет право проводить некоторые проверки без прямого взаимодействия с ИП и разрешения прокуратуры. К таким надзорным мероприятиям относятся проверка документов, мониторинг безопасности, контрольная закупка, выездное обследование. Если в ходе проверок выявляются нарушения, с индивидуального предпринимателя взимаются штрафы. Они различаются в зависимости от вида нарушения (ст. 14.5 КоАП РФ):
- неприменение ККТ;
- невыдача чека покупателю;
- нарушение регистрации ККТ;
- непредоставление информации налоговой службе.
Неприменение ККТ
Если вид деятельности не освобождает ИП на УСН от работы с онлайн-кассой, за неиспользование ККТ с него взимается штраф — не менее 10 000 ₽.
Избежать штрафа можно только при первом нарушении и до того, как его обнаружит ФНС. Для этого ИП нужно передать в налоговую чек коррекции, в котором будут указаны сумма, прошедшая мимо кассы, и причина непробития.
За последующие нарушения ФНС может приостановить работу предпринимателя на 90 суток, а его сотрудников дисквалифицировать на 1–2 года.
Штраф за игнорирование запросов ФНС
Для проведения проверок налоговая служба имеет право запросить у индивидуальных предпринимателей любые документы. Если ИП игнорирует запросы ФНС, отказывается передать запрошенные данные, ему выносят предупреждение или назначают штраф до 3 000 ₽.
Штраф за невыдачу чека
При каждом расчёте через онлайн-кассу ИП обязан выдать покупателю чек или заполненный по установленным правилам бланк. Штраф за нарушение этого требования для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей составляет 2 000 ₽. За первое нарушение ФНС может не взимать штраф, а заменить его предупреждением.
Ответственность за другие нарушения
К прочим нарушениям относятся следующие действия:
- работа через незарегистрированную онлайн-кассу;
- использование аппарата без фискального накопителя;
- отсутствие договора с ОФД;
- выдача чеков с ошибками.
За каждое из них ИП грозят штрафы размером до 3 000 ₽.
В 2026 году Минфин предлагает повысить штрафы в случае неиспользования ККТ (законопроект № 158452). Данный законопроект увеличивает суммы штрафов, вводит двухуровневую систему применения санкций за повторные нарушения, если общая сумма расчётов без применения кассы не превышает 1 млн ₽. В этом случае штраф для ИП и юрлиц будет не менее 300 000 ₽.
Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой
По законодательству ИП должен зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой службе. Рассказываем пошагово, как это правильно сделать, чтобы избежать штрафов.
Шаг 1. Купить кассу
Важно, чтобы ККТ соответствовала требованиям налоговой, иначе её не зарегистрируют. На сайте ФНС можно скачать реестры кассовых аппаратов и фискальных накопителей, которые разрешено применять.
Вот некоторые обязательные требования к кассовому оборудованию:
- наличие встроенного принтера, программного обеспечения для печати чеков;
- совместимость с фискальным накопителем;
- интеграция с модулем проверки маркированной продукции;
- возможность обмена данными с ОФД и их хранения.
Шаг 2. Оформить электронную подпись
Для регистрации ККТ потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Её нужно оформить до обращения в ФНС.
Оформить КЭП можно в аккредитованном Минцифрой РФ удостоверяющем центре. Для этого ИП предоставляет паспорт, СНИЛС, ИНН и ОГРНИП.
Для сохранения КЭП потребуется носитель — USB-токен Type-A с сертификатом соответствия. Его можно заменить мобильным устройством с одним из предустановленных приложений — «Подпись для бизнеса», «Госключ».
Шаг 3. Заключить договор с ОФД
Выбрать ОФД нужно до подачи в налоговую заявления о регистрации ККТ. Список аккредитованных операторов фискальных данных также можно найти на сайте ФНС. При выборе стоит обратить внимание, какие возможности и условия предлагает ОФД:
- интеграция с нужными системами: 1С, «Честный знак», ЭДО и другими;
- возможность аналитики и формирования отчётов по продажам;
- наличие мобильного приложения;
- стоимость и тарифы.
Шаг 4. Регистрация ККТ в ФНС
Для регистрации кассы необходимо подать заявление в налоговую службу. Это можно сделать несколькими способами:
- удалённо, через личный кабинет индивидуального предпринимателя на сайте ФНС;
- через личный кабинет в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;
- через изготовителя контрольно-кассовой техники;
- через оператора фискальных данных;
- лично в любом территориальном налоговом органе.
Форма заявления на регистрацию контрольно-кассовой техники утверждена приказом ФНС России от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@.
Пример формы заявления о регистрации ККТ
Шаг 5. Получить карточку ККТ
После подачи заявления о регистрации ККТ и проверки данных налоговая служба направляет карточку ККТ. Только после получения карточки все расчёты ИП с покупателями будут законными.
В некоторых случаях ФНС может отказать в выдаче карточки ККТ:
- Некорректно заполненное заявление о регистрации ККТ.
- Несоответствие предъявленных для регистрации моделей ККТ или фискальных накопителей требованиям ФНС. Например, если они не входят в Реестр контрольно-кассовой техники и Реестр фискальных накопителей или исключены из них.
- Некорректное предоставление данных, указанных в отчёте о регистрации ККТ.
В случае отказа в регистрации ККТ необходимо устранить причину и подать заявление повторно.
Как выбрать электронный кассовый аппарат
Перед покупкой онлайн-кассы ИП рекомендуется учитывать несколько важных параметров устройства.
- Модель. От новизны аппарата и его технических возможностей зависит скорость подключения к интернету. Требования к качеству соединения также прописаны в 54-ФЗ.
- Мобильность. Если ИП осуществляет свою деятельность не в одном месте, ему необходима автономная онлайн-касса. Эти приборы оснащены мощным аккумулятором, но отличаются небольшими размерами.
- Скорость печати. Для торговых точек с большим потоком клиентов лучше подбирать онлайн-кассы с быстрой печатью чеков. Тогда время ожидания в очередях сократится.
Частые вопросы про онлайн-кассы для ИП на УСН
Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН?
Большинство ИП на УСН обязаны работать с онлайн-кассой. Исключения прописаны в законе № 54-ФЗ.
Нужна ли онлайн-касса ИП на УСН без сотрудников?
Предприниматели без сотрудников также должны применять онлайн-кассу, если ведут расчёты с физическими лицами.
Нужно ли выдавать чек при оплате по QR-коду?
Оплата по QR-коду СБП приравнена к безналичным платежам, по ней также необходимо выдавать покупателю чек. Его можно прислать по электронной почте или СМС.
Кто может работать без онлайн-касс?
Право на осуществление предпринимательской деятельности без электронных аппаратов есть у ИП на территориях без интернета, в труднодоступных местах, а также у ИП, занятых в определённых законодательством видах деятельности.
Что будет, если работать без ККТ?
За нарушения в работе с онлайн-кассой для ИП на УСН разработана система штрафов и санкций. Предприниматель получит штраф не только за работу без онлайн-кассы, но и за невыдачу покупателю чека, за ошибки в работе ККТ, за непредоставление информации в налоговую службу.
Как зарегистрировать онлайн-кассу?
Для регистрации ККТ необходимо подать заявление в налоговую службу. Это можно сделать через личный кабинет на сайте ФНС или через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», через изготовителя контрольно-кассовой техники или оператора фискальных данных. Также подать заявление можно лично в любом территориальном налоговом органе.
Что необходимо сделать перед подачей заявления о регистрации ККТ?
Перед тем как подать заявление, необходимо купить или взять в аренду онлайн-кассу. Выбирать нужно модели, которые есть в списке ФНС. Затем необходимо получить КЭП и заключить договор с ОФД.
социальные сети и рассылку
- Письмо в банк
- Онлайн Чат
- Заказать Звонок