Топ-10 вопросов о бизнес-карте: какие расходы ей можно оплачивать и можно ли снимать с неё деньги

Бизнес-карта — это банковская карта, которая привязана к расчётному счёту компании или ИП. Это удобный инструмент для любого предпринимателя, без которого сложно представить его деятельность. Бизнес-картой можно оплатить корпоративные расходы, внести выручку на счёт и снять наличные в режиме 24/7 независимо от того, где вы находитесь и есть ли рядом отделение банка. В статье ответили на самые частые вопросы о бизнес-картах.

Содержание:

Что можно оплачивать по бизнес-карте?

За что нельзя платить бизнес-картой?

Можно ли оплачивать по бизнес-карте личные покупки?

Можно ли снимать наличные с бизнес-карты?

Кто может пользоваться бизнес-картой?

Как контролировать, чтобы сотрудник не потратил больше, чем нужно?

Как отчитываться за расходы по бизнес-карте?

Есть ли бонусы при оплате бизнес-картой?

Какие комиссии возможны по бизнес-карте?

Как оформить бизнес-карту?

Что можно оплачивать по бизнес-карте?

С помощью бизнес-карты предприниматели и сотрудники компаний могут оплачивать многие корпоративные расходы:

Траты, которые связаны с основной деятельностью компании. Такие, как закупка сырья, материалов и оборудования. С помощью бизнес-карты можно рассчитаться с поставщиками или оплатить услуги подрядчиков. Безналичная оплата пройдёт мгновенно, и предпринимателю не придётся ждать, когда деньги придут на расчётный счёт контрагента.

Хозяйственные и накладные расходы. В каждом офисе требуются канцтовары, оборудование, мебель и уборка помещений — всё это можно оплатить бизнес-картой. Кроме того, с её помощью можно заплатить за связь и интернет, аренду помещения, коммунальные услуги, доставку товаров.

Командировочные и представительские расходы. Сюда входит оплата товаров и услуг, которые нужны сотрудникам во время рабочих поездок. Например, билеты, проживание в гостиницах, питание, аренда автомобиля.

Транспортные расходы. Владелец или сотрудники компании могут рассчитываться корпоративной картой за топливо и за обслуживание служебного автомобиля.

Реклама в интернете и социальных сетях. Бизнес-карту можно привязать к рекламному кабинету, пополнять бюджет и оплачивать через неё продвижение товаров или услуг.

Важно помнить, что все покупки и снятие наличных фиксируются в выписке по счёту корпоративной карты и за каждое действие предпринимателю и компании придётся отчитаться перед налоговой.

За что нельзя платить бизнес-картой?

Корпоративной картой можно оплачивать многие расходы бизнеса. Однако некоторые выплаты нужно делать только с расчётного счёта:

Выдавать заработную плату. Все расходы по корпоративной банковской карте предприниматель должен подтверждать документами о целевом использовании средств. В случае с выплатой зарплаты сотрудникам сделать это нельзя. Расчёты с работниками осуществляются в рамках зарплатных проектов или переводом заработной платы на счёт сотрудника с расчётного счёта компании.

Оплачивать социальные платежи. Переводить платежи в социальные службы и внебюджетные фонды по бизнес-карте нельзя. Страховые взносы можно оплатить только с расчётного счёта организации.

Погашать задолженность по обслуживанию расчётного счёта. Оплатить комиссию банка за обслуживание можно только с расчётного счёта предпринимателя.

Можно ли оплачивать по бизнес-карте личные покупки?

Бизнес-карта предназначена для оплаты расходов, которые напрямую или косвенно связаны с деятельностью компании. Но есть несколько исключений, когда предприниматели могут использовать карту для личных покупок.

Такое право зависит от статуса клиента:

Для юридических лиц. Деньги и другое имущество принадлежат компании, а не её учредителю и участникам. Это значит, что руководитель и сотрудники могут оплачивать бизнес-картой только корпоративные расходы. То есть платёж за принтер налоговая оценит как целевые траты, а чек за доставку еды на дом — нет.

Для ИП. В отношении предпринимателей на упрощённой системе налогообложения или патенте менее строгие правила. Бизнес-картой можно оплачивать любые расходы — как личные, так и корпоративные. Для налоговой не имеет значения, куда идут траты: ИП платит только налог с доходов.

Можно ли снимать наличные с бизнес-карты?

С бизнес-карты можно снимать наличные в пределах лимита в любых банкоматах. Комиссия зависит от суммы снятия. Например, в УБРиР тарифы и список банков-партнёров можно узнать на сайте.

За любое снятие наличных ИП и компаниям нужно отчитываться чеками и письменными объяснениями. При этом вывод денег через банкомат не должен превышать сумму безналичных платежей.

По рекомендации Банка России предпринимателям и компаниям лучше снимать не более 30% от суммы, которая поступила на расчётный счёт в течение недели, чтобы не вызывать вопросов со стороны банка и налоговой.

Кто может пользоваться бизнес-картой?

Во многих компаниях канцелярию, воду для кулера и другие корпоративные расходы финансирует руководитель, а закупают сотрудники. Бизнес-карты делают этот процесс проще: к одному расчётному счёту можно привязать несколько карт и передать их работникам.

Владельцу компании или бухгалтеру не нужно выдавать сотрудникам наличные под отчёт: все траты будут отражаться в истории платежей в интернет-банке. Например, клиенты УБРиР могут следить за расходами через интернет-банк Бизнес Лайт 2.0.

Сотрудникам не нужно сдавать отдельный отчёт о расходах: в интернет-банке можно посмотреть дату, тип операции, имя получателя и сумму покупки

Как контролировать, чтобы сотрудник не потратил больше, чем нужно?

Владельцу бизнеса важно контролировать расходы сотрудников по бизнес-карте. Для этого можно установить лимиты:

• на расходы по карте в сутки или в месяц;
• на сумму операций за рубежом в сутки;
• на выдачу наличных в банкоматах в сутки;
• на сумму операций в интернете в сутки.

Так руководитель будет видеть, сколько тратят сотрудники на корпоративные нужды. Это поможет избежать лишних расходов. Можно оформить именную бизнес-карту, чтобы контролировать траты конкретного сотрудника. Пользоваться ей сможет только тот, чьи данные указаны на карте.

Как отчитываться за расходы по бизнес-карте?

Юрлица и ИП на УСН 15% и ОСНО должны подтверждать расходы по карте документами: чеками, квитанциями, актами. Налоговая должна убедиться, что деньги были потрачены на корпоративные цели. Кроме того, нужен авансовый отчёт — его составляют по стандартной форме все ИП и компании, кроме предпринимателей, у которых нет сотрудников.

Документы будут служить для налоговой подтверждением, что компания тратит деньги на цели бизнеса

Существует три счёта для ведения бухгалтерии и учёта расходов по бизнес-карте:

1. Счёт 55 «Специальные счета в банках». Его используют, когда для карты открыт специальный счёт.
2. Счёт 51 «Расчётный счёт». Его применяют, когда бизнес-карта привязана к расчётному счёту компании.
3. Счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Он нужен, если корпоративной картой пользуются сотрудники.

Предпринимателям на УСН 6% или патенте не нужно вести бухгалтерский учёт, собирать подтверждающие документы и отчитываться за расходы по бизнес-карте.

Есть ли бонусы при оплате бизнес-картой?

Если предприниматели и компании оплачивают покупки бизнес-картой, банк вернёт пользователям часть суммы в виде бонусов. Так, клиенты УБРиР получают кешбэк реальными деньгами. Об актуальных предложениях можно узнать на сайте УБРиР.

Какие комиссии возможны по бизнес-карте?

За некоторые операции по бизнес-карте компании и ИП должны платить комиссии. Их размер зависит от банка, в котором открыта бизнес-карта. Вот некоторые комиссии, которые установлены в УБРиР:

• выдача наличных средств с бизнес-карты в банкоматах;
• внесение наличных на бизнес-карту в банкоматах;
• переводы на карты сторонних банков.

Размер комиссий зависит от тарифа, по которому обслуживается расчётный счёт. Узнать подробнее можно на сайте УБРиР.

Как оформить бизнес-карту?

Оформить бизнес-карту можно достаточно быстро. Для этого необходимо:

1. Открыть расчётный счёт. Бизнес-карту можно оформить только при наличии расчётного счёта, поэтому в первую очередь нужно выбрать банк. Например, в УБРиР открыть счёт можно онлайн — достаточно заполнить заявку на сайте или заказать обратный звонок. Менеджер банка поможет оформить необходимые документы. Счёт будет активирован через 15 минут после подписания договора.
2. Оформить заявление на выпуск. Если ИП или компания оформляет бизнес-карту на конкретного сотрудника, понадобится его паспорт, заявление и доверенность от руководителя на право распоряжаться деньгами. Образец заявления можно скачать на сайте УБРиР.
3. Получить карту. Менеджер привезёт её в удобное для вас место, или вы можете получить её в офисе банка.

Выбирайте подходящий тариф РКО на сайте УБРиР, чтобы эффективно управлять финансами бизнеса.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: ВКонтакте и Telegram