Электронные трудовые книжки в 2026 году: как оформить и перейти с бумажной на электронную

В 2026 году все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК), даже если сотрудник принял решение оставить бумажный документ. Правила жёсткие: за отсутствие ЭТК, непредставление отчёта по сотрудникам в Социальный фонд России (СФР) или пропуск установленного законом срока подачи отчёта работодатель получит штраф. В статье рассказали, какие правила ведения трудовых книжек действуют в 2026 году, как оформить ЭТК и какие сведения о сотрудниках подавать в СФР.

Содержание:

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Обязанности работодателя и права сотрудника

Где сотруднику посмотреть электронную трудовую книжку

Как помочь сотруднику перейти на электронную трудовую книжку

Как вносить сведения и вести электронную трудовую книжку в 2026 году

Штрафы за отсутствие ЭТК

Частые вопросы

Список источников

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

В законодательстве нет понятия «электронная трудовая книжка». Можно подумать, что это точная копия бумажной версии, однако это не так. С 2020 года, когда работодатель хочет сформировать трудовую запись о сотруднике, он передаёт информацию в Социальный фонд России (СФР), где формируется база данных (ст. 66.1 ТК РФ). В любой момент из неё можно сделать выписку и получить сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть ЭТК.

Вот какие правила оформления трудовых книжек действуют в 2026 году:

• Работники, у которых была бумажная трудовая, должны согласиться на ведение электронной. Для этого им нужно написать заявление на имя работодателя в форме, которую установила компания, а руководству — подать данные в Социальный фонд.
• Сотрудник вправе сохранить бумажную трудовую. В этом случае работодателю предстоит вести оба документа: вручную заполнять документ для работника и при этом передавать данные в Социальный фонд в электронном формате.
• Новые сотрудники, которые впервые поступают на работу в 2026 году, не могут выбирать между бумажными и электронными трудовыми книжками. На них заводят только цифровой вариант.
• Если работник ранее подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, вернуться к бумажной версии он уже не сможет.
• Работнику больше не нужно приносить бумажную трудовую книжку новому работодателю — достаточно предоставить ИНН или СНИЛС. Всю необходимую информацию о сотруднике работодатель сможет получить в электронном виде.

Таблица: особенности оформления и ведения трудовой книжки

Если в компанию устраивается новый работник, он может не помнить, подавал ли он заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. Это можно узнать следующим способом:

1. Если на руках у сотрудника бумажная трудовая книжка, проверьте, есть ли там запись об отказе от её ведения.
2. Если трудовой книжки на руках нет, попросите соискателя предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности по форме СТД-СФР. Это и есть выписка из электронной трудовой книжки. В ней будет отражено, нужно ли вести бумажную трудовую книжку.

Преимущества и недостатки ЭТК

Обязанности работодателя и права сотрудника

Правила оформления и ведения электронных трудовых книжек регулируются ТК РФ, а также Федеральным законом № 439-ФЗ от 16.12.2019.

Работодатель обязан:

• своевременно и корректно передавать в СФР сведения обо всех кадровых изменениях: приёме сотрудника на работу, переводе, увольнении;
• выдавать сведения по форме СТД-Р сотрудникам, которые перешли на ЭТК: по заявлению работника — не позднее трёх рабочих дней, при увольнении — в последний день работы;
• корректировать ошибки в ЭТК, если их обнаружил сотрудник, и передать исправленные данные в СФР.

Сотрудник имеет право:

• выбрать удобный для него формат трудовой книжки: бумажный или электронный;
• запросить выписку из ЭТК: у текущего работодателя — по форме СТД-Р, по всем работодателям с 2020 года — в МФЦ или СФР по форме СТД-СФР;
• написать заявление работодателю, если обнаружил некорректную информацию о трудовой деятельности. Например, в ЭТК неверно указана должность или дата перевода. В этом случае работодатель обязан исправить данные и передать их в СФР.

Где сотруднику посмотреть электронную трудовую книжку самостоятельно

Получить данные о трудовом стаже из электронной книжки сотрудник может на портале «Госуслуги»: в разделе «Справки и выписки» → «Работа и пенсия» → «Выписка из электронной трудовой книжки»..

На главном экране портала «Госуслуги» вверху страницы выбрать «Справки и выписки», в разделе «Работа и пенсия» нажать на пункт «Выписка из электронной трудовой книжки»

При нажатии кнопки «Получить выписку» автоматически сформируется запрос, а результат поступит в течение дня, обычно за час. Готовую выписку можно посмотреть на портале «Госуслуги» в разделе «Заявления» или на сайте Социального фонда России на странице «История обращений».

Электронный документ имеет юридическую силу только в цифровом виде. При самостоятельной печати выписка окажется недействительной. Если она нужна в бумажном виде, сотруднику нужно обратиться в МФЦ: там распечатают документ и заверят его печатью.

Работникам начисляется и другой стаж — страховой. Это периоды, за которые сотрудник будет получать пенсию по старости. Узнать информацию о страховом стаже он также может на Госуслугах. На главной странице нужно выбрать «Пенсии и пособия» → «Пенсия» → «Выписка из лицевого счёта в СФР».

Нужная услуга отображается второй в списке

На странице услуги нужно нажать «Получить выписку». Документ придёт в раздел «Заявления» на портале «Госуслуги» и в личный кабинет на сайте СФР в течение дня. По выписке получится проверить данные о стаже, пенсионных коэффициентах, накоплениях и отчислениях работодателя. А если пенсия уже начислена, можно узнать её размер.

Как помочь сотруднику перейти на электронную трудовую книжку

Для оформления трудовой книжки в 2026 году узнайте, есть ли у сотрудника бумажный документ. Если, помимо физической трудовой, никаких документов больше не велось, порядок действий следующий:

1. Узнайте, хочет ли работник продолжать вести бумажный документ. Если нет, он должен написать заявление об отказе от ведения бумажной книжки. Форма заявления законом не установлена — каждый работодатель может утвердить её самостоятельно. Если бумажная версия остаётся, работнику не нужно заполнять заявление, а работодателю предстоит вести два документа.
2. Если работник согласен на переход на электронную трудовую книжку в 2026 году, сделайте пометку о приёме на работу в бумажной трудовой книжке и внесите в неё запись о переходе на электронную книжку.
3. Отдайте сотруднику бумажную трудовую не позднее трёх дней с момента получения заявления о переходе на ЭТК.
4. Начните подавать сведения о работнике в Социальный фонд в электронном виде.

Сотрудникам, которые устраиваются на работу впервые, бумажная трудовая книжка в 2026 году не нужна. Сразу начинайте вести для них электронный вариант, так же, как и для работников, которые ранее отказались от физического документа.

Как вносить сведения и вести электронную трудовую книжку в 2026 году

Когда в штате компании происходят изменения: наём и увольнение, повышения, кадровые перестановки, бухгалтеры должны отправлять в СФР единую форму сведений — ЕФС-1. Она утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.

Первый раздел формы называется «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Он и заменяет бумажную трудовую книжку. При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику эту выписку, заверенную печатью.

Какие ещё документы выдают работнику, рассказали в статье «Документы при увольнении сотрудника».

В отчёте работодатель должен указать:

• данные о сотруднике (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС);
• сведения о работодателе (регистрационный номер в СФР, название организации, ИНН, КПП);
• информацию о трудовой деятельности сотрудника (даты приёма, перевода, увольнения);
• данные о работе по договорам ГПХ.

Срок сдачи отчёта ЕФС-1 зависит от кадрового события:

• при приёме на работу, увольнении, приостановлении или возобновлении трудового договора, заключении или прекращении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
• в остальных случаях — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. Например, при переводе сотрудника на другую должность, подаче заявления о выборе формата трудовой книжки.

В статье «Как правильно уволить сотрудника» осветили все аспекты увольнения: от правовых до психологических.

Скачайте форму ЕФС-1 и заполните её. Как правильно заполнить форму, можно посмотреть на сайте СФР. Сделать это и подать документ в СФР можно в электронном или бумажном виде.

Штрафы за отсутствие ЭТК

Электронная трудовая книжка — это обязательные сведения, которые нужно подавать в СФР. Если работодатель не перешёл на электронные трудовые книжки в 2026 году, он получит предупреждение или штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для ИП — от 1000 до 5000 рублей;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

За непредставление или несвоевременное представление отчёта ЕФС-1 должностное лицо получит предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Частые вопросы

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это формат отчёта в Социальный фонд России, который работодатели обязаны подавать на своих сотрудников. Это не точная копия бумажной трудовой, а отчёт по установленной форме ЕФС-1.

Кто должен заводить электронные трудовые книжки в 2026 году?

Вести электронные трудовые книжки обязаны все работодатели. Если сотрудник хочет оставить бумажную трудовую книжку, работодателю придётся вести оба варианта: бумажный и ЭТК.

Нужна ли бумажная трудовая книжка в 2026 году?

Нет. Сотрудники могут оставить её по желанию. В этом случае работодатель должен вести обе версии: цифровую и бумажную

Можно ли перейти на электронные трудовые книжки, если ранее велась бумажная?

Да, для этого сотруднику нужно подать заявление на имя работодателя в форме, которую утвердила компания.

Можно ли перейти с ЭТК обратно на бумажную трудовую книжку?

Нет. По закону, если сотрудник перешёл на электронную трудовую книжку, вернуться обратно к бумажной он не сможет.

Где можно получить выписку из ЭТК?

Получить выписку можно бесплатно на портале Госуслуг, лично в МФЦ или в отделении СФР, у работодателя.

Что будет, если компания не будет вести электронные трудовые книжки?

Если компания не ведёт электронные трудовые книжки, положен штраф — до 5 000 рублей для ИП и до 50 000 рублей для юрлиц.

Список источников

• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_340241/
• https://www.gosuslugi.ru/help/faq/employment_history/100291
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_522082/
• https://sfr.gov.ru/employers/lk_insurer/baza_znanij/efs_1_1
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/
• https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»