Документы при увольнении сотрудника в 2026 году

Увольнение — не только важный этап в жизни работника, но и ответственный процесс для работодателя. Документы об увольнении нужно выдать вовремя, процедура регулируется ТК РФ и КоАП РФ. За невыдачу или несвоевременную выдачу бумаг работодателю грозит штраф согласно статье 5.27 КоАП РФ. Расскажем, какие документы при увольнении обязаны выдать работнику, а какие — предоставить по запросу и в какие сроки. Кроме того, объясним, как заполнить справки и выписки правильно.

Содержание:

Какие документы выдают при увольнении в 2026 году

Новые требования к работодателям с 2025 года при увольнении сотрудников

Нестандартное увольнение: когда выдать документы

Что учесть при выдаче документов по трудовому договору

Что выдавать при расторжении договора ГПХ

Ответственность за невыдачу документов при увольнении сотрудника

Подведём итоги

Список ресурсов

Какие документы выдают при увольнении в 2026 году

Перечень документов, которые работодатель обязан выдать работнику строго в дату увольнения, регулирует статья 84.1 ТК РФ. В ней же есть указание на справки и выписки, которые руководитель не обязан выдавать, но должен подготовить по письменному запросу сотрудника.

Изменения в составе документов были введены в 2023 году и остаются актуальными в 2026 году — обновились только формы отчётов расчёта страховых взносов (РСВ) и единой формы сведений (ЕФС-1).

Обязательные документы при увольнении

К обязательным документам, которые необходимо выдать работнику при уходе, относятся:

Трудовая книжка, если её вели в бумажном варианте. Запись об увольнении заверяется сотрудником отдела кадров, подписью и печатью организации (при наличии).

Форма трудовой книжки согласно приказу Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. №320н

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если у работника была электронная трудовая книжка. СТД-Р выдают в виде бумажного бланка с подписью сотрудника отдела кадров и печатью компании или в электронной форме, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Пример заполнения формы СТД-Р при увольнении сотрудника

Форма СТД-Р на сайте Гарант

Расчётный листок — бланк с детализацией выплат за последний рабочий месяц. В шапке необходимо указать данные работника и период, за который будет производиться расчёт, например «февраль 2026 г.». Прописать: оклад, премии, удержания из зарплаты и количество отработанных дней. Рассчитать чистую заработную плату. Подпись и печать ставить не нужно.

Форма расчётного листка на сайте Гарант

Заверенные выписки из формы ЕФС-1, которую сдают в территориальное отделение Социального фонда России (СФР):

Выписка из раздела 1, подраздела 1.2 — содержит данные о страховом стаже за текущий год и заменяет ранее действующую форму СЗВ-СТАЖ.

Форма ЕФС-1, раздел 1, подраздел 1.2 на сайте КонсультантПлюс

Выписка из раздела 1, подраздела 3 — содержит данные об уплаченных взносах и дополнительных взносах на накопительную пенсию.

Форма ЕФС-1, раздел 1, подраздел 3 на сайте КонсультантПлюс

Пример заполнения подраздела 1.2 формы ЕФС-1. В одной выписке из ЕФС-1 можно указать два обязательных подраздела — 1.2 и 3

Выписка из раздела 3 формы расчёта страховых взносов (РСВ), которая содержит персонифицированную информацию о медицинском, пенсионном и социальном страховании работника за квартал. В бланке необходимо указать сумму начисленных доходов и уплаченные взносы по видам страхования за три месяца квартала, в котором сотрудник увольняется.

Пример заполнения выписки из раздела 3 РСВ

Документы по запросу работника

Некоторые документы не обязательны к выдаче, но работодатель обязан их подготовить, если поступил письменный запрос от сотрудника.

Заявление работник пишет в произвольной форме. Согласно статье 62 ТК РФ, выдать бумаги работодатель обязан в течение трёх рабочих дней с момента поступления запроса.

Какие документы может запросить работник:

Справка о доходах и суммах НДФЛ (форма 6-НДФЛ). Она заменила справку 2-НДФЛ, которая входила в пакет обязательных документов при увольнении до 1 января 2023 года. В документе показывают все доходы работника, сколько было исчислено и удержано подоходного налога, какие налоговые вычеты применялись.

Форма справки о доходах и суммах НДФЛ согласно приказу ФНС России от 19.09.2023 №ЕД-7-11/649@ в редакции от 09.01.2024

Копия приказа об увольнении или выписка из него. Работодатель обязан ознакомить работника с приказом об увольнении и получить его подпись в этом документе согласно ТК РФ, но копию без запроса выдавать не обязан.

Справка о сумме среднего заработка по форме 182н. В ней содержатся данные для расчёта пособий и больничных листов. С 2023 года работодатель не обязан выдавать эту справку, потому что все данные о заработке передаются напрямую в СФР. Однако работник может её запросить дополнительно.

Прочее. Копии кадровых приказов, личного дела, справки об условиях труда или доходах для обращения в службу занятости.

Новые требования к работодателям с 2025 года при увольнении сотрудников

В 2025 году введены новые стандарты по предоставлению сведений в ПФР и ФНС. Они продолжают действовать в 2026 году. Согласно статье 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ в редакции от 25.12.2023, работодатель обязан своевременно передать данные о стаже и доходах уволенного сотрудника в соответствующие органы:

• Подраздел 1.1 формы ЕФС-1, который заменяет бывшую ранее форму отчёта СЗВ-ТД, нужно сдать в СФР не позднее дня, следующего за днём издания приказа и увольнения сотрудника. Например, если приказ об увольнении издан 12 мая 2025 года, то отчёт в СФР нужно отправить не позднее 13 мая 2025 года. Такое же правило действует при прекращении договора ГПХ с работником, за которого работодатель уплачивал страховые взносы.

С 2025 года работодатели обязаны уведомлять работников о переводе трудовых книжек на электронный формат. Работники, ранее выбравшие бумажный формат трудовой книжки, должны быть уведомлены о возможности перехода на электронный формат.

Если сотрудник согласен полностью отказаться от ведения бумажной трудовой книжки, он должен написать заявление. Если такого желания нет, то работодатель продолжит вносить данные в бумажном формате и одновременно отчитываться обо всех кадровых изменениях в СФР в электронном виде.

Подробнее об этом рассказали в статье «Электронные и бумажные трудовые книжки: всё, что нужно знать работодателю и сотруднику».

Все обязательные документы при увольнении должны быть выданы строго в последний рабочий день сотрудника.

Нестандартное увольнение: когда выдать документы

Есть нестандартные ситуации, когда трудовой договор заканчивается в выходной день или работнику предоставлен отпуск с последующим увольнением. В таблице дали подсказки, как действовать в таких случаях.

Согласно ТК РФ, если сотрудник не пришёл на работу в последний день, нужно отправить ему заказное письмо с уведомлением о вручении, в котором следует сообщить о необходимости получить бумаги.

Дополнительно рассмотрим два случая увольнения.

Увольнение по сокращению штата

Если в организации планируют провести увольнение по сокращению штата, то, согласно статье 180 ТК РФ, работников нужно уведомить не позже чем за два месяца до увольнения. Уведомление составляют в произвольной форме. Работник ставит подпись, что ознакомлен.

Подробный порядок действий в подобной ситуации описан в статье «Сокращение сотрудников: пошаговая инструкция».

Увольнение сотрудника на удалёнке

Когда сотрудник работает дистанционно и увольняется, для него действуют те же правила, что и для обычных работников.

Отличие в том, что обмен документами происходит электронно. В день увольнения приказ направляется работнику по КЭДО, а бумажная копия приказа направляется заказным письмом в течение трёх дней с даты издания приказа, согласно статье 312.8 ТК РФ.

Кроме того, заказным письмом уволенному работнику пересылают бумажную трудовую книжку или информацию о его трудовой деятельности по форме СТД-Р, расчётный листок, выписки ЕФС-1, раздел 3 РСВ.

Что учесть при выдаче документов по трудовому договору

Пакет документов сотрудникам при увольнении можно отдать в бумажной форме и электронной. Рассмотрим, на что обратить внимание в каждом из случаев.

На бумаге

Если работнику все документы отдают в бумажном варианте, то перед их передачей необходимо проверить:

• Оформление. Правильность заполнения бланков.
• Подпись. Посмотреть, стоят ли подписи сторон.
• Сроки выдачи. Трудовую книжку / сведения о трудовой деятельности и расчёты следует отдать в дату увольнения, остальное — максимум через три рабочих дня после запроса, согласно ТК РФ.
• Конфиденциальность. Ограничить доступ к персональным данным только для тех сотрудников, кому это необходимо для выполнения должностных обязанностей.
• Хранение. После подписания передать бумаги в архив и хранить в соответствии со сроками и правилами, которые установлены в статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ.

В КЭДО

Если документы передаются работнику в электронном формате, обращают внимание на следующее:

• Технические нюансы. Проверить, есть ли заявление в письменной форме от сотрудника на получение документов в электронном виде.
• Формат. Проверить, что бланки и формы, которые необходимо отправить, соответствуют требованиям к электронным документам, согласно приказу Минтруда РФ от 20.09.2022 №578н.
• Электронная подпись. Проверить, что все стороны имеют действующие ЭП. Для персонала подойдёт усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП), а для компании нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Их можно подключить через приложение, например «Госключ». УНЭП оформляется моментально в приложении, а для УКЭП потребуется очная идентификация в отделении банка или МФЦ.
• Сроки выдачи. Отправить обязательные формы и бланки в дату увольнения, дополнительные — максимум через три рабочих дня после запроса.
• Конфиденциальность. Выбрать надёжную систему электронного документооборота (ЭДО), чтобы защитить персональные данные при отправке через электронные каналы.
• Подтверждение получения. Установить механизм подтверждения получения файлов увольняемым через кадровый электронный документооборот (КЭДО), чтобы избежать возможных споров.

В УБРиР есть различные сервисы онлайн-бухгалтерии, интегрированные в интернет-банк. В них можно вести ЭДО, электронную отчётность, бухгалтерский и налоговый учёт.

Выдать документы для увольнения можно в бумажной форме или в электронной

Что выдавать при расторжении договора ГПХ

При завершении договора гражданско-правового характера (ГПХ), если у сотрудника статус ИП или самозанятого и работодатель не платил за него страховые взносы, ничего выдавать не нужно.

Если сотрудник работал как физическое лицо и страховые взносы работодатель за него платил, то и пакет документов частично совпадает с тем, что получает штатный работник:

• Заверенные выписки из ЕФС-1 раздел 1: подраздел 1.1 с информацией о трудовой деятельности, подраздел 1.2 с информацией о страховом стаже и подраздел 3 с информацией об уплаченных взносах и дополнительных взносах на накопительную пенсию.

ЕФС-1, раздел 1, подраздел 1.1 на сайте КонсультантПлюс

ЕФС-1, раздел 1, подраздел 1.2 на сайте КонсультантПлюс

ЕФС-1, раздел 1, подраздел 3 на сайте КонсультантПлюс

• РСВ, раздел 3 «Персонифицированные сведения о физических лицах». В бланке необходимо указать сумму начисленных доходов и оплаченные взносы по видам страхования за отчётный период (квартал), в котором сотрудник увольняется.

Ответственность за невыдачу документов при увольнении сотрудника

Согласно пунктам 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ, если работодатель не выдал работнику при увольнении документы или выдал их несвоевременно, то его могут привлечь к административной ответственности. Штрафы составят:

• для должностных лиц и ИП — от 1000 до 5000 рублей;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении штрафы будут выше:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет;
• для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей;
• для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 рублей.

Приказ Минтруда России от 19.05.2021 №320н регулирует правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек. Если работник не отказывался от бумажного варианта, то в последний рабочий день он должен получить трудовую книжку и расписаться в книге учёта.

Чтобы в будущем не возникло споров, можно подтвердить факт получения документов увольняющимся сотрудником под подпись. Например, вести журнал учёта, в котором фиксировать все переданные справки и выписки. Или составлять по каждому увольнению опись переданных документов.

Подведём итоги

Своевременная выдача сотруднику необходимых документов при увольнении считается прямой обязанностью работодателя, закреплённой законом:

• Пакет документов нужно отдать работнику в последний рабочий день.
• Уволенный работник может в любое время обратиться к бывшему работодателю с письменным запросом, чтобы получить дополнительные документы. Справку о доходах и суммах НДФЛ, копию приказа и прочие дополнения в этом случае следует выдать в течение трёх рабочих дней с даты запроса.
• Чтобы защитить персональные данные при работе с электронным документооборотом, следует выбрать надёжную систему ЭДО.
• Если нарушить сроки выдачи или передать не все обязательные документы, работодателю грозит штраф.

Подготовили для организаций и предпринимателей пакеты сервисов, чтобы вовремя сдавать отчётности по ЭДО, в том числе и в СФР, при увольнении сотрудников.

Список ресурсов:

1. КоАП РФ. Статья 5.27.
2. ТК РФ. Статья 84.1.
3. ТК РФ. Статья 62.
4. ТК РФ. Статья 180.
5. ТК РФ. Статья 312.8.
6. КоАП РФ. Статья 5.27.
7. Приказ Минтруда РФ от 20.09.2022 №578н.
8. Статья «Электронная подпись» на сайте ФНС РФ.
9. Информация на Госуслугах о сервисе «Госключ».
10. Приказ СФР РФ от 17.11.2023 №2281.
11. Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ.
12. Приказ ФНС РФ от 19.09.2023 №ЕД-7-11/649@ в редакции от 09.01.2024.
13. Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. №320н.
14. Статья 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ в редакции от 25.12.2023.
15. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 №320н.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»