Сокращение сотрудников в 2025 году: пошаговая инструкция

Иногда работодатели принимают решение сократить штат. Причины могут быть разные: финансовые сложности, оптимизация персонала, перевод части функций на аутсорсинг. Важно правильно провести процедуру сокращения, чтобы избежать трудовых споров и штрафов.

В статье рассказали, какие обязанности есть у работодателя при сокращении персонала, и дали пошаговую инструкцию по оформлению процедуры.

Содержание:

Процедура сокращения персонала: что это

Основания для сокращения сотрудников

Кого можно и нельзя сокращать?

Пошаговый порядок действий по сокращению штата в 2025 году

Ответственность работодателя

Часто задаваемые вопросы о сокращении

Процедура сокращения персонала: что это

Сокращение — это одно из оснований увольнения сотрудников по инициативе работодателя. В статье 81 Трудового кодекса РФ есть две формулировки: сокращение штата и сокращение численности.

Сокращение штата — это исключение должности из штатного расписания. Например, в компании есть отдел IT-разработчиков. Руководство решило передать эту функцию аутсорсинговой компании и сокращает отдел, убирает должности разработчиков из штатного расписания.

Сокращение численности — это уменьшение количества работников, занимающих одну и ту же должность, без исключения её из штатного расписания. Например, в компании работает пять менеджеров по продажам. Руководство решает сократить затраты на персонал и оставить только троих.

Должность «менеджер по продажам» остаётся в штатном расписании, но численность сотрудников уменьшается с пяти до трёх.

Сокращение и увольнение — это не одно и то же. Вот чем они отличаются:

• Инициатором увольнения могут быть обе стороны. Например, сотрудник не пришёл на работу, и работодатель его уволил, или работник ушёл, потому что нашёл место с более высокой зарплатой. Сокращение всегда происходит по инициативе работодателя.
• При увольнении на занимаемую сотрудником должность может выйти другой специалист, при сокращении штата — нет, так как должность или единицу убирают из штатного расписания.

Основания для сокращения сотрудников

В законодательстве не перечислены основания для сокращения. Работодатель сам решает, что пора уменьшить штат или численность работников.

Вот некоторые распространённые основания для сокращения штата:

• низкий уровень рентабельности;
• финансовый кризис;
• ликвидация отдельных структурных подразделений компании;
• изменение технологических условий труда в компании. Например, автоматизация процессов, которая позволила сократить затраты на персонал.

Подробнее о правовых основаниях для увольнения работников читайте в нашей статье «Как правильно уволить сотрудников: правовые и психологические аспекты».

Кого можно и нельзя сокращать?

Есть категории работников, которых запрещено увольнять при сокращении штата или численности (ст. 261 ТК РФ):

• беременные женщины;
• матери детей до трёх лет;
• одинокие матери или другие лица, воспитывающие ребёнка-инвалида до 18 лет или ребёнка до 14 лет;
• единственные кормильцы ребёнка-инвалида до 18 лет;
• родители или опекуны ребёнка до трёх лет в семье, где есть трое и больше малолетних детей, а второй родитель (опекун) не работает;
• сотрудники на больничном или в отпуске (ст. 81 ТК РФ). В этих случаях расторгнуть трудовой договор можно будет только после выхода специалиста на работу.

У кого есть преимущественное право при сокращении

Преимущественное право остаться на работе имеют сотрудники с более высокой квалификацией и эффективностью (ст. 179 ТК РФ).

Например, если один специалист выполняет план на 100%, а другой — только на 70%, шанс не попасть под сокращение у первого сотрудника будет выше.

У некоторых категорий сотрудников есть преимущественное право сохранения должности при равной квалификации и производительности (ст. 179 ТК РФ):

• работники, у которых на иждивении два и более человека;
• единственные работающие в семье;
• специалисты, которые получили увечья или профессиональные заболевания в период работы в компании;
• инвалиды боевых действий при защите отечества;
• сотрудники, которые совмещают работу с обучением;
• родитель с ребёнком до 18 лет, если другого родителя призвали на военную службу по мобилизации, направили в войска нацгвардии или он заключил контракт в период мобилизации.

Пошаговый порядок действий по сокращению штата в 2025 году

Важно правильно провести процедуру сокращения, чтобы избежать трудовых споров и возможных штрафов.

Рассказываем пошагово, что нужно сделать работодателю.

Оформите приказ о сокращении штата

Документ составляют в свободной форме. В нём необходимо указать:

• причину сокращения — например, ликвидация отдела, оптимизация штата;
• основание — план оптимизации, протокол совещания, приказ руководителя;
• дату начала мероприятий;
• должности и число штатных единиц, которые попадают под сокращение;
• ответственных за выполнение приказа;
• порядок сокращения.

Составьте и утвердите новое штатное расписание

Оно должно вступить в силу в день, на который назначили сокращение, или на следующий день. Работодатель может составить штатное расписание по собственной форме или использовать унифицированную форму Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1.

Предложите вакансии

Прежде чем уволить работника по сокращению, работодатель должен предложить ему другую должность в компании. Это обязательное требование, которое прописано в ст. 81 ТК РФ.

Предлагать можете любые свободные ставки:

• соответствующие квалификации;
• ниже квалификации — если сотрудник согласен;
• должности в другом подразделении или городе;
• временно свободные должности — например, если основной работник в декрете.

Информацию о свободных вакансиях лучше направлять сотруднику письменно. В документе он указывает, согласен ли он занять предложенную должность. Если вакансий нет, об этом тоже нужно сообщить письменно.

Уведомите сотрудников о сокращении

Уведомить сотрудников о сокращении нужно минимум за два месяца. Однако есть несколько исключений:

• если с работником заключено срочное соглашение на срок до двух месяцев, его уведомляют за три дня;
• если специалист выполняет сезонные работы, его уведомляют за семь дней.

Индивидуальные предприниматели самостоятельно определяют срок уведомления о сокращении.

Уведомление составляют в свободной форме. Один экземпляр с подписью работника остаётся у работодателя, второй — у сотрудника. Шаблон уведомления работника о сокращении и другие кадровые документы можно найти на портале «Работа в России».

Можно использовать шаблон уведомления или составить его по утверждённой работодателем форме

О том, как грамотно оформить увольнение, читайте в нашей статье «Документы для увольнения сотрудника».

Известите службу занятости

Компании должны это сделать за два месяца до сокращения, а ИП — за две недели. Если работодатель планирует массовое сокращение, необходимо уведомить службу занятости за три месяца.

Массовыми сокращениями признают мероприятия, при которых увольняют:

• 50 работников в течение месяца;
• 200 специалистов в течение двух месяцев;
• 500 сотрудников в течение трёх месяцев.

Важно: учитывайте, что некоторые регионы могут устанавливать свои критерии массовых сокращений и сроки уведомлений о них. Например, в Санкт-Петербурге массовым признают сокращение, когда за месяц увольняют 20 человек и более.

Уведомить службу занятости можно через портал «Работа в России». На сайте есть подробная инструкция по подаче сведений о ликвидации или сокращения численности персонала. По ней работодатель может заполнить отчёт о сокращении и подать его через портал «Работа в России», для этого необходимо авторизоваться через Госуслуги.

В отчёте необходимо указать данные о работодателе, причинах и сроках сокращения, а также сведения о сокращаемых сотрудниках

Издайте приказ об увольнении

Документ можно составить по форме Т-8 или форме, разработанной компанией самостоятельно.

В приказе обязательно пропишите:

• наименование организации или ИП;
• номер и дату документа;
• Ф. И. О. и должность сотрудника;
• основание увольнения — п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК;
• дату сокращения.

Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись и сделайте запись в трудовой книжке.

Проведите расчёт с сотрудником

Работодатель должен произвести полный расчёт с сотрудником в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ).

При сокращении работодатель должен выплатить сотруднику:

• зарплату за фактически отработанное время;
• премию — при наличии;
• компенсацию за неиспользованный отпуск;
• компенсацию за неиспользованные отгулы за работу в праздничный или выходной день;
• выходное пособие в размере среднего месячного заработка;
• компенсацию на время поиска работы. Как правило, работнику выплачивают два средних заработка, пока человек не нашёл новую работу. В некоторых случаях, установленных в ст. 318 ТК РФ, сотрудник может получить компенсацию за полгода. Для этого он должен обратиться в службу занятости.

О том, как рассчитать компенсацию за неиспользуемый отпуск при увольнении сотрудника, читайте в нашей статье «Компенсация за отпуск в 2025 году».

Ответственность работодателя

Работодатели чаще всего совершают следующие ошибки при сокращении:

• уведомляют работника менее чем за два месяца;
• не предлагают все подходящие вакансии;
• не учитывают преимущественное право — например, оставляют специалиста с меньшим стажем и квалификацией;
• увольняют сотрудника, которого нельзя сокращать по закону, например беременную женщину;
• не уведомляют центр занятости или делают это позже установленного срока.

За задержку выплат и компенсаций, несоблюдение сроков уведомления, непредоставление альтернативных вакансий работодатель получит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц и ИП — от 1 до 5 тысяч рублей;
• для юрлиц — от 30 до 50 тысяч рублей.

За повторные нарушения в течение года:

• для должностных лиц и предпринимателей — 10–20 тысяч рублей;
• для компаний — 50–70 тысяч рублей.

Кроме того, если суд признает увольнение незаконным и восстановит сотрудника в должности, работодателю придётся оплатить весь период вынужденного прогула.

Часто задаваемые вопросы о сокращении

Собрали наиболее распространённые вопросы о сокращении, чтобы вам было проще ориентироваться.

В чём разница в процедуре сокращения у работодателей-юрлиц и ИП?

Для юридических лиц правила сокращения прописаны в ТК РФ и обязательны к исполнению. Они касаются сроков сокращения, уведомления сотрудников и органов занятости, выплате компенсаций.

Для ИП нет установленных законодательством правил. Он может прописать процедуру сокращения в трудовом договоре с конкретным работником.

Что делать, если сотрудник не хочет подписывать уведомление о сокращении?

Если работник не хочет подписывать уведомление о сокращении, нужно составить акт об отказе в присутствии свидетелей или отправить документ заказным письмом. В случае трудового спора или обращения в суд работодатель сможет подтвердить, что известил сотрудника за два месяца до увольнения.

Как оформить сокращение, если сотрудник на больничном?

Уволить сотрудника на больничном можно только на следующий день после окончания периода нетрудоспособности, то есть в день выхода его на работу после болезни. Этот день будет последним рабочим днём сотрудника.

Как восстановить сотрудника после сокращения?

Работодатель может восстановить уволенного по сокращению сотрудника не только по решению суда или требованию трудовой инспекции, но и по собственной инициативе.

В этом случае в день принятия решения необходимо издать приказ о восстановлении на работе и оплате времени вынужденного прогула. В документе нужно также указать, что ранее принятый приказ об увольнении недействителен. Затем работодатель должен ознакомить с приказом сотрудника под подпись.

Что делать, если сотрудник подал иск о восстановлении на работе?

Если сотрудник обратился в суд, работодатель должен будет доказать, что увольнение было законным, и предоставить подтверждающие документы:

• уведомление сотрудника о сокращении с его подписью;
• приказ о сокращении;
• новое штатное расписание, в котором нет должности работника (если было проведено сокращение штата);
• бухгалтерские документы, которые подтверждают полный расчёт с сотрудником при увольнении.

Суд может затребовать также другие документы, чтобы решить, было ли увольнение законным.

Если на оставшуюся вакантную должность претендуют несколько работников, чем руководствоваться?

В этом случае работодатель должен исходить из положений ст. 179 ТК РФ о преимущественном праве.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»