Как открыть агентство по организации праздников с нуля

Агентство по организации праздников может стать хорошим вариантом для начинающего предпринимателя. Люди отмечают важные события: юбилеи, свадьбы, детские дни рождения, профессиональные праздники. Однако не у всех есть время и желание думать, как интересно провести время, искать место, собирать всех участников. Многим проще обратиться к профессионалам, которые сделают всё за них. В статье рассказали, как открыть агентство по организации праздников с нуля и какие нюансы этого бизнеса нужно учесть.

Содержание:

Особенности и риски праздничного бизнеса

С чего начать бизнес по организации праздников: оцениваем рынок и свои силы

Подготовка к открытию агентства

Привлечение клиентов и маркетинг

Коротко о главном

Особенности и риски праздничного бизнеса

Люди отмечают праздники в любой экономической ситуации. Поэтому открытие агентства может стать перспективным вариантом для предпринимателя, который хочет начать своё дело.

У этого бизнеса есть ряд преимуществ:

• Стабильный спрос. Всё больше людей пользуются услугами агентств для организации свадеб, дней рождений, различных корпоративных праздников. По данным «Авито Услуги», спрос на специалистов, организующих празднование дней рождений, Нового года и тематических вечеринок, вырос в 2024 году на треть по сравнению с предыдущим годом.
• Небольшие вложения на старте. Чтобы открыть агентство по организации праздников, большие вложения не требуются. Не обязательно даже арендовать помещение под офис. В первую очередь потребуется транспорт и звуковая аппаратура.
• Возможность творчества. В этом бизнесе предприниматель может реализовывать креативные идеи. Это поможет выделиться среди конкурентов и нарастить клиентскую базу.

Однако у бизнеса по организации праздников есть ряд особенностей, которые нужно учитывать:

• Высокий уровень конкуренции. Новичкам может быть сложно найти заказчиков, так как на этом рынке работает уже достаточно много компаний.
• Требовательность клиентов. Проведение праздников требует креативного подхода и высокого уровня сервиса. Люди хотят, чтобы праздник прошёл идеально, и могут негативно реагировать даже на небольшие сбои.
• Сезонный характер бизнеса. Поток клиентов будет идти неравномерно и во многом зависеть от праздничных дат.

У праздничного направления есть своя специфика, которую могут не учитывать новички. Поэтому открывать бизнес в этой сфере лучше человеку, который поработал в нём как наёмный сотрудник хотя бы несколько лет и изучил особенности организации праздников.

С чего начать бизнес по организации праздников: оцениваем рынок и свои силы

Перед тем как открыть своё агентство по организации праздников, нужно проанализировать рынок и оценить конкурентов. Кроме того, чтобы такой бизнес был успешным, предприниматель должен обладать определёнными личностными качествами и навыками:

• Быть коммуникабельным. Прибыль агентства во многом зависит от умения общаться с людьми: клиентами, подрядчиками, поставщиками. Придётся решать различные ситуации, в том числе конфликтные, договариваться и искать компромиссы.
• Обладать хорошими организаторскими способностями. В этом виде бизнеса важны налаженные процессы. Если на каком-то этапе произойдёт сбой, например, подведёт поставщик, весь праздник может быть испорчен, и клиент останется недоволен.
• Креативно мыслить. Не все клиенты хотят стандартного праздника. Предприниматель должен предложить идею и учесть пожелания и особенности клиента и его гостей.

При открытии агентства по организации праздников также важно определиться с выбором ниши. Вариантов может быть несколько:

• Организация корпоративных мероприятий.
• Частные праздники. Их можно разделить на несколько видов. Например, специализироваться только на детских праздниках или свадьбах. Либо заниматься организацией дней рождений, новогодних корпоративов, 8 Марта и 23 Февраля, тематических вечеринок.

Некоторые агентства предпочитают иметь дело только с декорациями, угощениями или развлечениями, другие берут на себя только технические задачи (свет, звук, монтаж сцены), а третьи — организацию всего мероприятия под ключ.

Подготовка к открытию агентства

Чтобы открыть агентство по организации праздников, нужно пройти несколько этапов: от разработки концепции до проведения первого мероприятия.

Составьте бизнес-план

В бизнес-плане агентства по организации праздников нужно прописать все статьи расходов, планируемую прибыль и срок окупаемости. Он поможет не только оценить финансовую часть проекта, но и лучше продумать нюансы, на которые без плана предприниматель мог не обратить внимания.

Вот примерные ежемесячные расходы агентства по организации праздников:

• плата за коммунальные услуги;
• вложения в рекламу;
• аренда транспорта, аппаратуры;
• заработная плата сотрудников;
• закупка расходных материалов.

О том, что ещё нужно учесть при составлении бизнес-плана, читайте в нашей статье «Что такое бизнес-план и как его правильно составить».

Зарегистрируйте бизнес

Предприниматель может зарегистрироваться в качестве ИП или оформить ООО. Для открытия агентства лучше выбрать ИП: для его оформления потребуется меньше документов и нужно будет сдавать меньше отчётности в ФНС. ООО обычно выбирают, если компанию открывает несколько учредителей. Подробнее о том, как зарегистрировать бизнес и какую правовую форму выбрать, рассказали в статье «5 шагов для регистрации своего бизнеса».

Быстро и бесплатно зарегистрировать бизнес без визита в налоговую можно в УБРиР. Пройдите онлайн-регистрацию и получите готовый пакет документов для подачи в налоговую службу. Госпошлину платить не надо. Кроме того, банк откроет расчётный счёт с бесплатным обслуживанием и подарит бизнес-карту с приветственным кешбэком 100%.

При регистрации бизнеса нужно указать код ОКВЭД. Для агентства по организации праздников подойдут коды 92.3 и 92.72 — это позволит охватить весь спектр услуг.

Если вы планируете открывать офис и организовывать мероприятия в нём, то потребуется разрешение от пожарной службы. Однако чаще праздники проходят в кафе, ресторанах или офисах клиентов.

После открытия бизнеса нужно уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности.

Продумайте приём платежей

По данным исследования Банка России, большинство покупателей предпочитает безналичный способ оплаты — в 2024 году наличными расплачивались только 24% россиян. Подключить любой вид эквайринга для приёма безналичных платежей можно в УБРиР.

Для агентства по организации праздников подойдут:

• Интернет-эквайринг. С его помощью вы сможете принимать безналичную оплату онлайн на сайте компании, в соцсетях и мессенджерах.
• Приём платежей по QR-коду СБП. Чтобы расплатиться, клиентам будет достаточно отсканировать QR-код и подтвердить платёж в приложении банка или в приложении СБПэй. Деньги на ваш расчётный счёт придут мгновенно. Кроме того, вы можете заказать в УБРиР платёжную табличку с QR-кодом и разместить её в вашем офисе. Подробнее об этом способе приёма оплаты рассказали в статье «Что такое таблички СБП и как через них принимать оплату от клиентов».
• Мобильный эквайринг. Это оптимальное решение для такого бизнеса: не нужно тратить средства на покупку или аренду дополнительного оборудования. Вы сможете принимать платежи с помощью смартфона в любом месте.

Выберите помещение

Для начала достаточно снять небольшое помещение в спальном районе. А встречу клиентам можно назначать там, где будет проходить праздник. Так вы сразу изучите обстановку и сможете быстрее приступить к планированию торжества. Либо встречаться с клиентами в кафе, если помещения для праздника ещё нет и его только нужно найти. Подробнее о выборе места для офиса рассказали в нашей статье «Как арендовать коммерческое помещение для бизнеса».

Купите оборудование

В первую очередь понадобится транспорт, лучше — мини-автобус. Легковой автомобиль не вместит звуковую аппаратуру, реквизит и артистов. Если купить возможности пока нет, транспорт можно взять в аренду или договориться с собственником такого микроавтобуса на оказание услуг, когда в них возникнет необходимость.

Звуковая аппаратура — вторая после автомобиля статья затрат. Понадобятся два ноутбука, колонки, усилитель, пульт, микрофон, шнуры и осветительные приборы. Важно, чтобы аппаратура была качественная, поэтому на ней экономить не стоит. Если вы только начинаете бизнес и бюджет небольшой, аппаратуру можно взять в лизинг или аренду.

Наймите сотрудников

Не обязательно брать персонал в штат, можно сотрудничать по договору.

В первую очередь будут нужны ведущий и диджей. Также может понадобиться фотограф. А функции менеджера, водителя и бухгалтера предприниматель первое время может выполнять сам. Подключите сервис онлайн-бухгалтерии СБИС от УБРиР — в нём вы сможете вести электронную отчётность для налоговой службы.

Если берёте сотрудника в штат, нужно оформить ему трудовую книжку. Подробнее о том, как правильно оформлять этот документ, можно узнать в нашей статье «Электронные и бумажные трудовые книжки в 2025 году».

Привлечение клиентов и маркетинг

Чтобы агентство по организации праздников было успешным и приносило прибыль, важно не забывать о продвижении. Грамотная маркетинговая стратегия поможет выделиться среди конкурентов и привлечь клиентов.

Продвигать агентство можно несколькими способами:

• Создайте сайт и разместите информацию о компании: какие мероприятия вы организуете, что можете предложить клиентам, прайс. Не забудьте добавить качественные фотографии.
• Создайте аккаунт компании в Яндекс Картах и 2GIS. Попросите довольных клиентов оставить отзывы. О том, как продвигать компанию на этих платформах, читайте в нашей статье «Зачем бизнесу профиль в картах Яндекса и 2GIS».
• Разместите рекламу в соцсетях. Можно создать страницу агентства и регулярно наполнять её контентом. Например, стоит публиковать отзывы довольных клиентов, а с их разрешения — и фото с проведённых праздников, писать полезные статьи.
• Сотрудничайте с кафе, ресторанами. Они могут рекомендовать ваше агентство клиентам, а вы будете советовать эти заведения для проведения мероприятий.

Коротко о главном

• Праздничный бизнес — перспективное направление, особенно для предпринимателя с опытом работы в этой сфере.
• У открытия агентства по организации праздников есть несколько преимуществ: стабильный спрос на рынке, небольшие вложения на старте, возможность творчества. Однако нужно учитывать высокий уровень конкуренции в этом направлении бизнеса.
• Чтобы бизнес был успешным, важно выбрать нишу. Например, можно заниматься только организацией детских праздников или свадеб. Или, наоборот, вести любые мероприятия: дни рождения, корпоративы, тематические вечеринки.
• Из-за высокой конкуренции праздничный бизнес требует постоянного продвижения.
• Зарегистрировать бизнес онлайн, бесплатно и без визита в налоговую можно через УБРиР. Также банк откроет расчётный счёт с бесплатным обслуживанием и подключит любой вид эквайринга для того, чтобы вы могли принимать безналичные платежи.

Автор: редакция «УБРиР для бизнеса»

Подпишитесь на социальные сети «УБРиР для бизнеса»: ВКонтакте и Telegram